W3vina.COM Free Wordpress Themes Joomla Templates Best Wordpress Themes Premium Wordpress Themes Top Best Wordpress Themes 2012

Hướng dẫn WORK_BÀI 5: Hỗ trợ xử lý trong work 2010

ho-tro-xu-ly-trong-work50

HỖ TRỢ XỬ LÝ TRONG WORK 2010

1. Auto Correct và Macro 

Để tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đó có sự lặp lại nhiều lần một hay nhiều nhóm từ, bạn có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đó bởi các từ đủ nghĩa mà thông thường các từ này dài hơn.

Chọn biểu tượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options

ho-tro-xu-ly-trong-work1

ho-tro-xu-ly-trong-work2

Correct TWo Initian Capitals : nếu hai ký tự đầu tiên trong một từ được gõ bằng chữ in thì nó sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường.

VD: gõ TWo Initian Capitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals

Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đầu một câu mới và ký tự đầu câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường.

Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tuần được gõ bàng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in.

Correct accidental usage of CAPS LOCK key : khi gõ phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nhầm trạng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đầu tiên của một từ, sau đó nhả phím Shift gõ các ký tự còn lại của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ đổi từ đã gõ về đúng dạng đồng thời làm tắt luôn đèn caps lock.

Replace text as you type : tự động gõ từ sai thành từ đúng

Trong hộp hoại trên, từ sai được liệt kê ở bên cột trái tương ứng với từ đúng ở bên cột phải. Như vậy chỉ khi nào gõ đúng từ sai ở bên trái thì Word sẽ tự động thay thế từ đúng ở bên phải.

Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace. Nhập nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp With, sau đó click nút Add để đưa vào danh sách AutoCorrect.

Thực hiện tuần tự các bước để nhập thêm các từ viết tắt khác.

Khi thực hiện xong, nhấn OK để thoát khỏi hộp thoại.

Muốn xoá từ viết tắt nào, bạn click chọn từ trong danh sách và nhấn Delete.

Muốn sửa đổi, chọn từ trong danh sách và nhập lại vào nội dung trong khung Replace hoặc With.

Trong khi gõ văn bản, muốn sử dụng AutoCoưect bạn nhập vào từ viết tắt, sau đó nhập thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm hỏi, . . .) để đưa nội dung thay thế tương ứng vào văn bản.

b. Macro

Macros là các tính năng tiên tiến, có thể làm tăng tốc độ hiệu chỉnh hay định dạng mà bạn có thể thực thi thường xuyên trong một tài liệu Word. Chúng ghi lại chuỗi các lựa chọn mà bạn chọn để cho một loạt các hành động có thể được hoàn thành trong một bước.

Ghi một Macro

Để ghi một Macro:

• Chọn tab View tiên vùng Ribbon

• Chọn vào mũi tên phía dưới Macros

ho-tro-xu-ly-trong-work3

Nhập tên (không chứa dấu cách)

• Chọn vào noi bạn muốn gán cho một nút (trên Quick Access Toolbar) hay bàn phím (chuỗi các phím)

Để gán Macro cho một nút trên Quick Access Toolbar:

– Chọn Button

– Dưới Customize Quick Access Toolbar, lựa chọn tài liệu mà bạn muốn Macro có săn

ho-tro-xu-ly-trong-work4

– Dưới lệnh chọn: Chọn Macro mà bạn đang ghi

– Chọn Add

– Chọn OK để bắt đầu ghi Macro

– Thực thi các hành động bạn muốn được ghi trong Macro

– Chọn Macros

– Chọn vào Stop Recording Macros

ho-tro-xu-ly-trong-work5

Để gán một nút Macro cho một phím tắt:

Ở hộp thoại Record Macro, Chọn Keyboard

– Trong hộp Press New Shortcut Key, nhập phím tắt mà bạn muốn gán cho nút Macro và Chọn Assign

ho-tro-xu-ly-trong-work6

– Chọn Close để bắt đầu ghi Macro

– Thực thi các hành động bạn muốn được ghi trong Macro

Chọn Macros

– Chọn Stop Recording Macros Chạy Macro

Chạy một Macro phụ thuộc vào nơi nó được thêm vào Quick Access Toolbar hay nếu nó được gán là một phím tắt.

• Để chạy một Macro từ Quick Access Toolbar, Chọn vào biểu tượng Macro

ho-tro-xu-ly-trong-work7
• Để chạy một Macro từ phím tắt, chỉ cần ấn các phím mà bạn đã lập trình để chạy Macro.

2. Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word.

a. Chèn một ghi chú

1. Chọn đoạn text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài liệu bạn muốn ghi chú.

2. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment.

ho-tro-xu-ly-trong-work8

3. Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bóng hiển thị ở khung bên cạnh tài liệu.

Xóa ghi chú

– Để xóa một ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi chú đó, chọn Delete Comment.

– Để xóa nhanh tất cả ghi chú trong tài liệu, nhấn chuột vào một ghi chú bất kỳ. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn Delete All Comments in Document.

Thay đổi ghi chú

1. Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup trong nhóm Tracking của thẻ Review, sau đó đánh dấu chọn Comments.

2. Nhấn chuột vào bên trong một bong bóng có ghi chú cần sửa. Sau đó sửa lại nội dung theo ý bạn.

Thay đổi tên người ghi chú

Bên cạnh mỗi ghi chú luôn có tên của người sử dụng. Nếu bạn muốn thay đổi tên này, hãy thực hiện như sau:

1. Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên dưới nút Track Changes, sau đó chọn mục Change User Name.

ho-tro-xu-ly-trong-work9

2. Trong hộp thoại xuất hiện, bên dưới mục Personalize…, bạn nhập vào tên của mình, sau đó nhấn OK.

Lưu ý là những ghi chú kể từ bây giờ trở đi mới có tác dụng với tên mới.

In tài liệu kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi

1. Nhấn nút Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đó chọn Print.

2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK.

ho-tro-xu-ly-trong-work10

b. Bảo vệ tài liệu Word

Word 2010 hỗ trợ sẵn tính năng đặt password bảo vệ văn bản vói tính bảo mật cao.

Bạn nhấp vào biểu tượng tab File phía trên góc trái > chọn Info > Click Protect Document and

Click Encrypt with Password > nhấp OK. Xác nhận lại password > nhấn OK.

Click the File tab, then Click Info. On the menu to the right Click Protect Document and

ho-tro-xu-ly-trong-work11

ho-tro-xu-ly-trong-work12

Từ bây giờ, mỗi khi mở file văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập password. Chỉ người nào biết password mới có thể xem được nội dung của file.

ho-tro-xu-ly-trong-work13

Muốn hủy bỏ, bạn chỉ việc vào hộp thoại Encrypt Document để xóa password bảo vệ.

3. Tìm kiếm, thay thế

Tìm văn bản

Bạn có thể nhanh chóng tỉm kiếm một từ hoặc cụm từ theo cách sau:

– Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F).

ho-tro-xu-ly-trong-work14

– Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, bạn nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một lúc trong văn bản, bạn nhấn Find in, sau đó nhấn Main Document.

– Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC.

Tìm và thay thế văn bản

– Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).

ho-tro-xu-ly-trong-work15

– Ở mục Find what, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn tìm.

– Ở mục Replace with, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế.

– Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, bạn nhấn Find Next.

– Để thay thế đoạn văn bản, bạn nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đoạn văn bản tiếp theo.

– Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm đuợc, bạn nhấn Replace Alh Tìm và tô sáng đoạn văn bản tìm được

Để dễ dàng nhận biết các cụm từ tìm được, bạn có thể tô sáng nó trên màn hình (không tô sáng khi in ra).

– Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (Ctrl+F).

– Trong hộp Find what, nhập văn bản mà bạn muốn tìm.

– Nhấn Reading Highlight, sau đó chọn Highlight All.

– Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, bạn nhấn Reading Highlight lần nữa, chọn Clear Highlighting.

ho-tro-xu-ly-trong-work16

Tìm và thay thế những định dạng đặc biệt

– Trong thẻ Home, nhóm Editing, bạn nhấn nút Replace (Ctrl+H).

Nhấn nút More nếu bạn không nhìn thấy nút Format.

ho-tro-xu-ly-trong-work17

– Để tìm kiếm đoạn văn bản với định dạng đặc biệt, bạn hãy nhập đoạn văn đó trong ô Find what. Nếu chỉ để tìm kiếm định dạng, hãy để trống ô này.

– Nhấn nút Format, sau đó chọn định dạng mà bạn muốn tìm.

– Nhấn vào ô Replace with, sau đó nhấn Format, chọn định dạng thay thế. Nếu bạn cũng muốn thay thế bằng đoạn văn bản, hãy nhập đoạn text đó vào ô Replace with.

– Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm và thay thế các định dạng đặc biệt. Đe thay thế toàn bộ, nhấn Replace All.

Tìm và thay thế các dấu đoạn, ngắt trang và các mục khác

– Trong hộp thoại Find and Replace xuất hiện sau khi nhấn Ctrl+H, bạn nhấn nút More nếu không thấy nút special.

– Nhấn vào ô Find what, sau đó nhấn nút Special và chọn một mục cần tìm.

– Nhập những gì bạn muốn thay thế trong ô Replace with.

– Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.

Sử dụng ký tự đại diện khi tìm kiếm

– Bật hộp thoại Find and Replace lên.

– Nhấn nút More để mở rộng hộp thoại.

– Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards.

– Nhập từ cùng những ký tự đại diện vào ô Find what.

– Nhập những gỉ bạn muốn thay thế trong ô Replace with.

– Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.

Bảng các ký tự đại diện

ho-tro-xu-ly-trong-work18

ho-tro-xu-ly-trong-work19

ho-tro-xu-ly-trong-work20

4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định và công cụ đếm từ

Có nhiều tính năng trợ giúp bạn đọc và kiểm tra bản in thử cho tài liệu. Chúng bao gồm các công cụ: Spelling and Grammar (công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp), Thesaurus (từ đồng nghĩa), AutoCorrect (tự động chỉnh sửa), Deiault Dictionary (từ điển mặc định) và Word Count (công cụ đếm từ).

Spelling and Grammar

Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp của một tài liệu:

• Đặt con trỏ vào đầu của tài liệu hoặc đầu của bất kỳ đoạn văn bản mà bạn muốn kiểm tra

• Chọn tab Review trên vùng Ribbon

• Chọn biểu tượng Spelling & Grammar trên nhóm Proofing hoặc ấn phím tắt (F7).

ho-tro-xu-ly-trong-work21

Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả của một từ cụ thể, bạn có thể kích chuột phải vào bất kỳ từ nào được gạch dưới bởi Word và chọn một sự thay thế.

ho-tro-xu-ly-trong-work22

Từ điển đồng nghĩa

Từ điển đồng nghĩa cho phép bạn xem các từ đồng nghĩa. Để sử dụng từ điển đồng nghĩa:

• Chọn tab Review trên vùng Ribbon

• Chọn nút Thesaurus trên nhóm Proofing.

• Công cụ từ điển đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình và bạn có thể xem các tùy chọn.

Bạn cũng có thể truy cập vào từ đho-tro-xu-ly-trong-work23iển đồng nghĩa bằng cách kích phải vào bất kỳ từ nào và chọn Synonyms trên menu.

ho-tro-xu-ly-trong-work24

Tạo một từ điển mặc định mới

Thường thì bạn có các từ ngữ kỹ thuật chuyên môn mà có thể không được công nhận bởi công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word. Do vậy mà bạn có thể tùy chỉnh từ điển để có những từ bạn muốn cho vào.

Chọn nút Microsoft Office

• Chọn nút Word Options

• Chọn tab Proofing

• Chọn tab When Correcting Spelling

ho-tro-xu-ly-trong-work25

ho-tro-xu-ly-trong-work26

ĐẾM SỐ TỪ TRONG TÀI LIỆU

Word 2010 có thê đêm sô từ của tài liệu trong khi bạn gõ văn bản. Ngoài ra chương trình còn có thể đếm số trang, số đoạn, số dòng, số ký tự có hoặc không có khoảng trắng.

ho-tro-xu-ly-trong-work27

Đếm số từ trong khi gõ văn bản

Trong khi bạn gõ văn bản, Word 2010 sẽ tự động đếm số trang và số từ có trong tài liệu. Thông tin này được hiển thị trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình: mục Page (số trang) và Words (số từ).

Đếm số từ trong vùng chọn

Bạn có thể đếm số từ trong các vùng chọn, và các vùng chọn này không nhất thiết phải liền mạch nhau.

– Trước tiên bạn dùng chuột chọn vùng cần đếm. Nếu các vùng không liền mạch nhau, sau khi chọn vùng đầu tiên, bạn giữ phím Ctrl và chọn thêm các vùng khác.

– Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong vùng chọn. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong vùng chọn có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu.

Bao gồm cả textbox, ibotnote và endnote trong khi đếm từ

– Trong thẻ Review, nhóm ProoTing, nhấn nút Word Count.

– Trong hộp thoại Word Count, đánh dấu check vào mục Include textboxes, footnotes and endnotes.

Đếm số từ trong textbox

– Chọn textbox mà bạn muốn đếm từ.

– Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong textbox. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong textbox có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu.

Xem số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng

Để có đầy đủ thông tin về số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng, bạn thực hiện một trong hai cách sau:

– Trong thẻ Review, nhóm ProoTing, nhấn nút Word Count.

– Trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình, bạn nhấn chuột vào mục Words. Hộp thoại Word Count xuất hiện cho bạn đầy đủ thông tin mà bạn muốn.

5. In tài liệu Word

Định dạng trang in

Mỗi khi tạo fĩle mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác

Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở hợp thoại Page Setup

ho-tro-xu-ly-trong-work28

Paper Size : chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height

ho-tro-xu-ly-trong-work29

Top : Lề đỉnh của trang in

Bottom : Lề đáy của trang in

Left : Lề trái của trang in

Right : Lề phải của trang in

Nếu có dùng lệnh Mirror Margins để làm sách (tạo tính đối xứng giữa các trang) thì lệnh left và right sẽ trở thành Inside và Outside

Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách

From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer

Orientation : chọn hướng in

+Portrait: Giấy dọc

+ Landscape : Giấy ngang

Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lệnh này có dùng, giấy sẽ được phân biệt là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách.

In tài liệu

-Tab File, chọn Print

ho-tro-xu-ly-trong-work29

Copies: chọn số bản in

Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Neu máy in đang sử dụng không có tên trong danh sách này (nghĩa là nó chưa được khai báo) thì phải thực hiện các bước sau:

+ Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers.

+ Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer.

+ Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard

ho-tro-xu-ly-trong-work49

6. Trộn tài liệu (Mail Merge)

6.1 Các Khái niệm

Trộn thư

Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…

Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhầm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

Tập tin data source

Một fĩle chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bào đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

Tập tin main document

Một tile văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh

a. Form letter

Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

ho-tro-xu-ly-trong-work30

ho-tro-xu-ly-trong-work31

Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel vói các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell Al).

* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bàng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

ho-tro-xu-ly-trong-work32

ho-tro-xu-ly-trong-work33

ho-tro-xu-ly-trong-work34

ho-tro-xu-ly-trong-work35

ho-tro-xu-ly-trong-work36

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

ho-tro-xu-ly-trong-work37

Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document.

Chọn Next qua bước 3

ho-tro-xu-ly-trong-work38

Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

ho-tro-xu-ly-trong-work39

ho-tro-xu-ly-trong-work40

Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời.

Nhấn OK.

Nhấn Next qua bước 4.

ho-tro-xu-ly-trong-work41

ho-tro-xu-ly-trong-work42

Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

ho-tro-xu-ly-trong-work43

Nhấn Next sang bước 5, ở bước này nhấn vào nút » đề xem trước các thư mời tiếp theo

ho-tro-xu-ly-trong-work44

ho-tro-xu-ly-trong-work45

ho-tro-xu-ly-trong-work46

ho-tro-xu-ly-trong-work47

Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mòi có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.

b. Envelopes

Tạo những bỉ thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước 1.

c. Labels

Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước 1.

d. Catologes

Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bướcl.
Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống vói các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

ho-tro-xu-ly-trong-work41

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận.

Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu.

Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động.

Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.