W3vina.COM Free Wordpress Themes Joomla Templates Best Wordpress Themes Premium Wordpress Themes Top Best Wordpress Themes 2012

Hướng dẫn POWERPOINT_Bài 1: Các điểm mới trong PowerPoint 2010

cac-diem-moi-trong-powerpont76PNG

1. Các điểm mới trong PowerPoint 2010

Cũng giống như các chương trình khác của bộ Office 2010, giao diện PowerPoint 2010 được phát triển lên từ phiên bản 2007. Giao diện Ribbon mang lại nhiều tiện lợi trong việc thao tác cho người dùng và với nhiều tính năng mới sẽ giúp tạo nên những bài thuyết trình sinh động, hấp dẫn một cách nhanh chóng. Dưới đây là một số tính năng mới mà bạn sẽ gặp trong quá trình sử dụng phiên bản này.

Ribbon mới

PowerPoint 2010 xây dựng Ribbon có các nút lệnh đồ họa dễ nhận biết được chia thành nhiều Tab (ngăn) thay cho hệ thống thực đơn xổ xuống trước đây. Mỗi tab giống như một thanh công cụ với các nút lệnh và danh sách lệnh cho người dùng lựa chọn sử dụng.

Các tab không dễ tùy biến dễ như các thang công cụ ở các phiên bản trước, nhưng PowerPoint 2010 có thêm một thanh công cụ gọi là Quick Access Toolbar (QAT – thanh công cụ truy cập nhanh) giúp người dùng có thể tùy biến và gắn thêm các nút lệnh thường dùng một cách nhanh chóng và dễ dàng . Bạn có thể thêm vào QAT bất kỳ nút lệnh nào bằng cách nhấp phải chuột vào nó và chọn Add to Quick Access Toolbar.

Ribbon xuất hiện thêm ngăn Transitions giúp việc áp dụng hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác được nhanh và thuận tiện hơn . Ngoài ra, nút Minimize the Ribbon giúp người dùng dễ dàng phóng to hay thu gọn Ribbon .

cac-diem-moi-trong-powerpont1

Ngăn File thay cho nút Office

Ngăn File chứa các lệnh liên quan đến bài thuyết trình đang soạn thảo như thuộc tính tập tin, thiết lập mật mã bảo vệ, lưu trữ, in ấn và chia sẽ bài thuyết trình .

cac-diem-moi-trong-powerpont2

Hỗ trợ làm việc cộng tác

PowerPoint 2010 cho phép nhiều người cùng biên soạn hay hiệu chỉnh bài thuyết trình một cách đồng thời. Chúng ta có sử dụng máy chủ SharePoint của công ty hoặc các trang web hỗ trợ ứng dụng web PowerPoint như là Windows Live đ ể lưu trữ bài thuyết trình. Khi đó, nhiều người có thể truy cập vào hiệu chỉnh bài thuyết trình và các điều chỉnh sẽ được đồng bộ một cách tự động.

cac-diem-moi-trong-powerpont3

Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình

Nhóm các slide trong các bài thuyết trình lớn thành các section sẽ giúp việc quản lý được dễ dàng thuận tiện hơn khi tìm kiếm nội dung. Khi nhiều người cùng tham gia biên soạn trên một bài thuyết trình thì việc phân chia công việc biên soạn theo section sẽ mang lại sự thuận lợi hơn rất nhiều. Chúng ta có thể đặt tên, in ấn và áp dụng các hiệu ứng lên các section.

cac-diem-moi-trong-powerpont4

Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình

Chúng ta có thể so sánh nội dung các bài thuyết trình với nhau và phối hợp chúng lại bằng cách sử dụng tính năng mới Compare trong PowerPoint 2010. Chúng ta có thể quản lý và lựa chọn những thay đổi hoặc hiệu chỉnh mà mình muốn đua vào bài thuyết trình cuối cùng . Tính năng Compare sẽ giúp chúng ta giảng đáng kể thời gian đồng bộ các sự hiệu chỉnh trong nhiều phiên bản của cùng một bài thuyết trình.

cac-diem-moi-trong-powerpont5

Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình

Chức năng mớ i Reading View hỗ trợ cho việc soạn thảo, tham khảo các bài thuyết trình khác hoặc xem truớc các hiệu ứng, các đoạn phim hoặc âm thanh trên cùng một màn hình.

cac-diem-moi-trong-powerpont6

Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi

Với tài khoản Windows Live, chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng web PowerPoint, Word và Excel miễn phí. Chúng ta có thể biên soạn bài thuyết trình trực tuyến ngay trong trình duyệt web.

cac-diem-moi-trong-powerpont7

Nhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình

Trong phiên bản PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh hơn về đa phương tiện trong bài thuyết trình. Cụ thể, chúng ta có thể nhúng, cắt xén áp dụng các hiệu ứng định dạng lên các hình ảnh và đoạn phim ngay trong bài thuyết trình.

Cắt xén video

Tính năng cắt xén video trong PowerPoint 2010 giúp loại bỏ các phần không cần thiết và giúp nội dung bài thuyết trình tập trung hơn .

cac-diem-moi-trong-powerpont8

Chèn video từ các nguồn trên mạng

Chèn video từ các nguồn trên mạng cũng là một tính năng nổ i bật của PowerPoint 2010. Tập tin video này có thể do chúng ta tải lên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến hoặc bạn sưu tầm được. Có nhiều dịch vũ lưu trữ, chia sẽ video trực tuyến hoàn toàn miễn phí như YouTube, Yahoo Video, clip . vn, Google Videos,… Mỗi tập tin video lưu trữ trên các trang này thông thường sẽ có đoạn mã dùng để nhúng vào các trang web khác. Ví dụ, với trang Yahoo Video, bạn sao chép đoạn mã trong ô Embed . Sau đó, trên giao diện PowerPoint, bạn nhấn vào nút Video, chọn Video from Online Site…

Tại vùng trống của cửa sổ Insert Video From Online Video Site, bạn dán đoạn mã đã lấy được khi nãy vào. Xong, nhấn Insert . Như vậy là đoạn video đã được chèn vào bài thuyết trình. Tuy nhiên để xem được đoạn video thì máy tính phải có kết nối Internet.

cac-diem-moi-trong-powerpont9

Nhúng video

Những đoạn phim, bài nhạc được nhúng vào sẽ trở thành một thành phần của bài thuyết trình. Chúng ta khỏi phải bận tâm tới việc sao chép các tập tin này gửi kèm theo bài thuyết trình. Ngoài ra, PowerPoint còn cho phép xuất bản bài thuyết trình sang định dạng video để có thể chép ra CD/ D VD , đính kèm theo e-mail hoặc gửi lên web.

cac-diem-moi-trong-powerpont10

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video

Tính năng chuyển định dạng bài thuyết trình sang các định dạng video giúp việc chia sẽ được dễ dàng hơn . PowerPoint cho phép xuất ra định dạng video với nhiều mức chất lượng hình ảnh khác nhau từ video cho các loại thiết bị di động cho đến các video có độ phân giải cao.

cac-diem-moi-trong-powerpont11

Phiên bản Office 2007 đã hỗ trợ tính năng xuất bản bài thuyết trình sang định dạng PDF/ XPS. Tuy nhiên tính năng đó là tùy chọn và người dùng phải tải thêm gói cài đặt về cài váo máy. Phiên bản Office 2 0 1 0 đã tích hợp sẵn tính năng chuyển định dạng PowerPoint sang PDF/ XPS.

cac-diem-moi-trong-powerpont12

Chụp ảnh màn hình

Đây là một tính năng mới rất hay và thú vị, nó giúp chúng ta có thể chụp được các hình ảnh hiện có trên màn và đưa vào bài thuyết trình rất nhanh chóng và tiện lợi.

cac-diem-moi-trong-powerpont13

Thêm nhiều hiệu ứng độc đ áo cho hình ảnh

Với phiên bản PowerPoint 2010, bạn có thể áp dụng nhiều hiệu ứng mỹ thuật khác nhau cho các hình ảnh.

cac-diem-moi-trong-powerpont14

Xóa các phần không cần thiết trong hình

Một tính năng mớ i bổ sung vào PowerPoint 2010 đó chính là cho phép loại bỏ nền của các hình ngay trong chương trình.

cac-diem-moi-trong-powerpont15

 

Hỗ trợ tùy biến Ribbon

Với giao diện người dùng thân thiện giúp cho việc tùy biến thanh công cụ Ribbon dễ dàng hơn bao giờ hết.

cac-diem-moi-trong-powerpont16

Nâng cấp SmartArt

SmartArt trong PowerPoint 2007 đã tuyệt vời thì trong phiên bản 2 0 1 0 càng độc đa hơn với nhóm Picture có rất nhiều mẫu dựng sẵn giúp cho việc minh họa trong bài thuyết trình càng dễ dàng và trực quan hơn .

cac-diem-moi-trong-powerpont17

Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới

PowerPoint 2010 bổ sung thêm nhiều hiệu ứng chuyển slide mới, đặc biệt là các hiệu ứng 3-D rất đẹp mắt và sinh động.

cac-diem-moi-trong-powerpont18

Sao chép hiệu ứng

Việc áp dụng các hiệu ứng cho các đối tượng trên slide trong PowerPoint 2010 sẽ nhanh hơn rất nhiều nhờ công cụ sao chép hiệu ứng Animation Painter.

cac-diem-moi-trong-powerpont19

Với công cụ Compress Media, PowerPoint 2010 sẽ nén các đoạn video, các âm thanh nhúng trong bài thuyết trình làm cho dung lượng bài thuyết trình được nhỏ hơn và từ đó thuận tiện hơn cho việc chia sẽ và giúp cho việc trình chiếu được tốt hơn .

cac-diem-moi-trong-powerpont20

Broadcast bài thuyết trình

Broadcast bài thuyết trình trực tiếp đến các khán giả từ xa thông qua dịch vụ Windows Live hoặc máy chủ SharePoint ngay trong công ty. Khán giả có thể theo dõi bài thuyết trình trực tiếp thông qua trình duyệt và nghe âm thanh thông qua điện thoại.

cac-diem-moi-trong-powerpont21

Khi muốn nhấn mạnh những nội dung đang trình bày trên slide, chúng ta có thể biến con trỏ chuột thành con trỏ laser bằng cách giữ phím Ctrl và nhấp trái chuột trong chế độ Slide Show.

cac-diem-moi-trong-powerpont22

2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010

Khởi động PowerPoint 2010

Tùy theo phiên bản Windows mà bạn đang sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint sẽ khác nhau đôi chút. Trong Windows XP, Windows Vista và Windows 7 thì đường dẫn truy cập đến chương trình là giống nhau . các bước khởi động như sau:

cac-diem-moi-trong-powerpont23

Thoát PowerPoint

Thoát chương trình PowerPoint rất đơn giản, bạn làm theo các cách sau :

cac-diem-moi-trong-powerpont24

Khi có sự thay đổi trong nội dung bài thuyết trình mà bạn chưa lưu lại thì PowerPoint sẽ hiện hộp thoại nhắc nhở bạn.

•      Chọn Save: sẽ lưu lại các thay đổi trước khi thoát PowerPoint

cac-diem-moi-trong-powerpont25

3. Tìm hiểu các thành phần trên cửa s0 chương trình Microsoft PowerPoint

Giao diện của PowerPoint không có nhiều thay đổi so với phiên bản 2007. Các thành phần
trên cửa sổ PowerPoint nh sau:

cac-diem-moi-trong-powerpont26

■        Thanh tiêu đề (Title bar): Thể hiện tên của chương trình đang chạy là PowerPoint và tên của bài trình diễn hiện hành . Nếu cửa sổ chư a toàn màn hình thì ta có thể dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ .

■        Ribbon: chức năng của Ribbon là sự kết hợp của thanh thực đơn và các thanh công cụ, được trình bày trong các ngăn (tab) chứa nút và danh sách lệnh .

■         Quick Access Toolbar: chứa các lệnh tắt của các lệnh thông dụng nhất . Bạn có thể thêm/ bớt các lệnh theo nhu cầu sử dụng.

■       Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào thanh tác vụ (taskbar) của Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ của ứng dụng trên taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng .

■       Nút Maximize/Restore: Khi cửa sổ ở chế độ toàn màn hình, khi chọn nút này sẽ thu nhỏ cửa sổ lại, nếu cửa sổ chưa toàn màn hình thì khi chọn nút này sẽ phóng to cử a sổ thành toàn màn hình

■       Nút Close: Đóng ứng dụng lại . Bạn có thể nhận được thông báo lưu lại các thay đổi của bài trình diễn.

■       Khu vực soạn thảo bài trình diễn: Hiển thị slide hiện hành .

■         Ngăn Slides: Hiển thị danh sách các slide đang có trong bài thuyết trình

■       Ngăn Outline: Hiển thị dàn bài của bài thuyết trình

■         Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tin về bài trình diễn và cung cấp các nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị và phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo .

Ribbon

Ribbon được tổ chức thành nhiều ngăn theo chức năng trong quá trình xây dựng bài thuyết trình . Trong mỗi ngăn lệnh lại được tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu và dễ sử dụng các chức năng của chương trình

cac-diem-moi-trong-powerpont27

■       File:Mở thực đơn File từ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save), in (print),tạo mới (new) và chia sẽ bài thuyết trình.

■       Home: chứa các nút lệnh thường xuyên sử dụng trong quá trình soạn thảo bài thuyết trình như là các về lệnh sao chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình và các lệnh về tìm kiếm, thay thế…

■     Insert: Thực hiện các lệnh chèn, thêm các đối tượng mà PowerPoint hỗ trợ như là bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,…

cac-diem-moi-trong-powerpont28

■  Design:Thực hiện các lệnh về định dạng kích cỡ và chiều hướng của các slide, handout, áp dụng các mẫu định dạng và các kiểu hình nền cho slide .

cac-diem-moi-trong-powerpont30

■  Animations: Danh mục các hiệu ứng áp dụng cho các đối tượng trên slide, sao chép hiệu ứng giữa các đối tượng, thiết lập thời gian cũng như các sự kiện cho các hiệu ứng

cac-diem-moi-trong-powerpont31

■ Sliđe Show: chuẩn bị các thiết lập cho bài thuyết trình trước khi trình diễn, tùy biến về mặt nội dung của bài thuyết trình trong các tình huống báo cáo, broadcast bài thuyết trình cho các khán giả theo dõi từ xa và thiết lập các thông số cho các màn hình hiển thị khi trình diễn.

cac-diem-moi-trong-powerpont32

 Review: Ghi chú cho các slide trong bài thuyết trình, so sánh và trộn nội dung giữa các bài thuyết trình và công cụ kiểm tra lỗi chính tả .

cac-diem-moi-trong-powerpont33

■ View: chuyển đổi qua lại giữa các chế độ hiển thị, cho hiển thị hoặc ẩn thanh thước, các đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng soạn thảo, chuyển đổi giữa các chế độ màu hiển thị, sắp xếp các cửa sổ,…

cac-diem-moi-trong-powerpont34

■ Developer: Ngăn này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở ngăn này nhấn vào nút File | Options | Customize Ribbon |Developer.

cac-diem-moi-trong-powerpont35

■ Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi cài đặt thêm các tiện ích cho PowerPoint.

cac-diem-moi-trong-powerpont36PNG

4. Thay đổi kiểu hiển thị trong cửa số chương trình

PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị đó là nhóm Presentation Views dùng trong quá trình sọan thảo và nhóm Master Views dùng trong quá trình thiết kế slide, bố cục bản in và trang chú slide thích. Mỗi kiểu hiển thị có công dụng riêng trong quá trình soạn thảo, thiết kế, chỉnh sửa hoặc trình chiếu bài thuyết trình.

cac-diem-moi-trong-powerpont37PNG

Nhóm Presentation Views có các kiểu hiển thị sau:

cac-diem-moi-trong-powerpont38PNG

cac-diem-moi-trong-powerpont39PNG

cac-diem-moi-trong-powerpont40PNG

Nhóm Master Views

  •  Slide Master: Lưu trữ thông tin về thiết kế kiểu dáng, màu sắc, font chữ, bố cục,… cho các slide
  • Handout Master: Thiết lập các thông số cho các trang in handout như chiều handout, chiều của các slide bố trí trên handout, số slide trên một trang in, sắp xếp vị trí của các header, footer, hộp hiể n thị ngày tháng và số trang trên handout,…
  •  Notes Master: Thiết lập các thông số cho các trang in kèm thông tin ghi chú của slide tương tự như handout .

cac-diem-moi-trong-powerpont41PNG

Sliđe Show: Ngoài hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint còn một kiểu hiển thị nữa được sử dụng khi trình chiếu bài thuyết trình gọi là Slide Show. Slide Show là chế độ trình chiếu toàn màn hình, các slide sẽ lần lượt xuất hiện theo thứ tự được sắp sếp trong bài thuyết trình.

cac-diem-moi-trong-powerpont42PNG

5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh

Bạn có thể thêm nhanh các nút lệnh được tích hợp sẵn cho QAT bằng cách nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar cac-diem-moi-trong-powerpont77PNG trên QAT. Sau đó, bạn chọn hoặc bỏ chọn các nút lệnh cho hiện hoặc ẩn trên QAT.

cac-diem-moi-trong-powerpont43PNG

 

Bạn cũng có thể thêm các nút lệnh khác vào QAT theo hướng dẫn sau:

cac-diem-moi-trong-powerpont44PNG

6. Phóng to/ thu nhỏ cửa số làm việc

Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng soạn thảo trong cửa sổ PowerPoint 2 010 bằng cách sử dụng thanh Zoom trên thanh trạng thái hoặc dùng hộp thoại Zoom . Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng làm việc trong khoảng từ 10% đến 400%. Bạn nên sử dụng tùy chọn Fit Slide to Current Window để có được vùng làm việc tốt nhất .

cac-diem-moi-trong-powerpont45PNG

Để gọi hộp thoại Zoom thì bạn chọn Ribbon | View | chọn Zoom . cách nhanh hơn là bạn nhấp chuột vào nút chỉ số phần trăm trên thanh trạng thái hoặc nhấn tổ hợp phím <ALT + W + Q>

7. Thanh thước ngang và dọc

Các thanh thước ngang và dọc giúp chúng ta trong việc bố trí các thành phần trên slide chính xác hơn . Bạn vào chọn ngăn View trên Ribbon, sau đó chọn Rulers tại nhóm Show.

cac-diem-moi-trong-powerpont46PNG

Thanh thước ngang và dọc chỉ có trong kiểu hiển thị Normal và Notes Page và đơn vị tính trên thanh thước tùy thuộc vào thiết lập Regional Settings trong Control Panel của Windows.

Bạn có thể tắt bớt thanh thước dọc bằng cách vào File | Options | chọn Advance | tìm đến mục Display | bỏ chọn Show vertical ruler.

cac-diem-moi-trong-powerpont47PNG

8. Các đường lưới

Các đường lưới (gridlines) chia slide thành các ô vuông có kích thước bằng nhau giúp chúng ta canh chỉnh các đối tượng dễ dàng và các đường này sẽ không hiển thị khi in ra giấy.

Những cách bật/ tắt các đường lưới:

■ Cách 1: Nhấn tổ hợp phím <Shift+F9>.
■ Cách 2: View | nhóm Show| chọn Gridlines.
■ Cách3: Home | nhóm Drawing | chọn Arrange | chọn Align | chọn View Gridlines.

cac-diem-moi-trong-powerpont48PNG

Hộp thoại Grid and Guides cho phép thiết lập khoảng cách giữa các đường lưới cũng như nhiều tùy chọn khác. Có nhiều cách mở hộp thoại Grid and Guides:

cac-diem-moi-trong-powerpont49PNG

cac-diem-moi-trong-powerpont50PNG

9. Đường trợ giúp khi vẽ

Đường trợ giúp khi vẽ (guides) cũng giống như các đường lưới trên slide nhưng ta có thể kéo và thả chúng đến các vị trí mong muốn . các đường trợ giúp này giúp chúng ta dễ dàng trong việc canh chỉnh vị trí của các đối tượng trên slide và chúng sẽ không được hiển thị khi in ra giấy.

cac-diem-moi-trong-powerpont51PNG

Để bật đường trợ giúp khi vẽ bạn vào View | nhóm Show | chọn Guides. Bạn có thể tạo thêm các đường trợ giúp bằng cách giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột kéo đường trợ giúp ngang/ dọc đến vị trí mới và nhả chuột

cac-diem-moi-trong-powerpont52PNG

10. Xem bài thuyết trình ở các chế độ màu sắc khác nhau

Khi soạn thảo bài thuyết trình, chúng ta thường soạn thảo trong chế độ đầy đủ màu (Color View). Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra bài thuyết trình trên màn hình ở chế xem đen/ trắng (Black and White) hoặc tông màu xám (Grayscale) trước khi bạn muốn in ra giấy trên máy in trắng đen.

Để chuyển đổi qua lại giữa các chế độ màu hiển thị, bạn nhấp chuột vào ngăn View | nhóm Color/ Grayscale | chọn kiểu hiển thị là Color, Grayscale hoặc Black and White

cac-diem-moi-trong-powerpont53PNG

Sau khi kiểm tra bài thuyết trình trong các chế độ màu sắc khác nhau, bạn nhấp chuột vào nút Back Tocolor View để màn hình trở về chế độ đầy đủ màu sắc. các tùy chọn kiểu màu Black and White hoặc Grayscale không làm ảnh hưởng đến các màu sắc đang có trên các slide mà chúng chỉ có tác dụng khi in ra giấy trong chế độ Black and White hoặc Gr ayscale.

cac-diem-moi-trong-powerpont54PNG

11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ

Tính năng xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ rất hữu ích khi chúng ta muốn tham khảo, sao chép, so sánh,… thông tin của các slide khác trong bài khi đạng biên soạn nội dung cho một slide mới . Để mở thêm một cửa sổ mới cho bài thuyết trình, bạn vào View | nhóm Window | chọn New Window.

Mỗi cửa sổ hiển thị sẽ được đánh số phía sau tên bài thuyết trình trên thanh tựa đề của cửa sổ PowerPoint.

cac-diem-moi-trong-powerpont55PNG

12. Sắp xếp các cửa sổ

Khi bạn mở nhiều cửa sổ cùng một lúc bằng cách nhân bản hoặc do mở nhiều tập tin PowerPoint, bạn có thể dùng chức năng sắp xếp các cửa sổ để dễ dàng hơn trong việc chuyển đổi cửa sổ, biên soạn, hoặc so sánh nội dung giữa các bài thuyết trình. Có hai kiểu sắp xếp cửa sổ như sau:

cac-diem-moi-trong-powerpont56PNG

13. Chuyển đối qua lại giữa các cửa số

Bạn có thể chuyển đổi qua lại giữ a các cửa sổ làm việc của PowerPoint bằng cách vào ngăn View | nhóm Window | chọn Switch Windows | chọn tên tập tin PowerPoint cần xem.

cac-diem-moi-trong-powerpont57PNG

14. Sử dụng trình trợ giúp

Trình trợ giúp của PowerPoint giống như một quyển sách tham khảo toàn diện nhất . Bạn có thể tìm kiếm các hướng dẫn từ trình trợ giúp này mỗi khi gặp khó khăn trong việc sử dụng các chức năng của chương trình . Trình trợ giúp sẽ cung cấp các hướng dẫn từng bước rất dễ theo dõi và dễ hiểu, tuy nhiên bạn cần phải thành thạo tiếng Anh mới có thể sử dụng tốt nguồn tài nguyên này.

Để mở trình trợ giúp của PowerPoint, bạn nhấn phím F1 hoặc nhấp nút Help trong cửa sổ chương trình PowerPoint

cac-diem-moi-trong-powerpont58PNG

cac-diem-moi-trong-powerpont59PNG

15. Hỏi đáp

Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT) ?

Yêu cầu QAT sẽ có các nút lệnh theo thứ tự sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo, copy, Paste, Pulish as PDF or XPS và chia làm 2 nhóm ngăn cách nhau bởi một đường ranh giới separator trước nút Copy.

Trả lời:

Chúng ta có thể tùy biến QAT của PowerPoint cho một tập tin cụ thể hay cho tất cả các tập tin trong chương trình .

cac-diem-moi-trong-powerpont60PNG

cac-diem-moi-trong-powerpont61PNG

cac-diem-moi-trong-powerpont62PNG

 

 

6. Chọn nhóm Quick Access Toolbar, từ khung Choose commands from bên trái, chọn <Separator> và nhấn nút Add để thêm vào khung Customize Quick Access Toolbar bên phải.

7. Bạn thấy nút lệnh Publish as PDF or XPS nằm trong ngăn File trên Ribbon. Do vậy, bạn chọn File Tab từ hộp Choose commands from để các nút lệnh trong nhóm này được liệt kê trong hộp bên dư ới.

cac-diem-moi-trong-powerpont63PNG

8. Bạn chọn nút Publish as PDF or XPS và nhấn nút Add để thêm vào QAT.

9. Tại khung Customize Quick Access Toolbar:

• Chọn For all documents (default) thì thanh QAT tùy biến này sẽ có tác dụng cho tất cả chương trình PowerPoint .

• Chọn “Tên tập tin thuyết trình . pptx” thì QAT chỉ có tác dụng cho tập tin này.

• Bạn chọn các nút lệnh trong khung và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để sắp xếp theo thứ tự yêu cầu.

cac-diem-moi-trong-powerpont64PNG

cac-diem-moi-trong-powerpont65PNG

cac-diem-moi-trong-powerpont66PNG

Trả lời:

PowerPoint 2010 cho phép tùy biến Ribbon với giao diện người dùng rất dễ sử dụng và nhanh chóng.

Các bước thực hiện như sau:

Khởi động chương trình PowerPoint

Vào File, chọn Options, chọn Customize Ribbon.

cac-diem-moi-trong-powerpont67PNG

3. Nhấn vào nút New Tab, một Tab mớ i được tạo thêm trong danh sách Main Tabs ở trên. Bạn nhấp phải chuột lên Tab vừa tạo và chọn lệnh Rename để đặt tên lại.

cac-diem-moi-trong-powerpont68PNG

5. Chọn lại ngăn “Lệnh của tui” và nhấp chuột 3 lần nút New Group ở bên dưới để thêm vào 3 nhóm lệnh nữa . Sau đó làm theo bước 4 để lần lượt đổi tên là “Định dạng”, “Chèn slide, đối tượng”, “Hiệu ứng”.

cac-diem-moi-trong-powerpont69PNG

6. Để thêm các nút lệnh vào các nhóm lệnh vừa tạo làm theo trình tự sau:

• Chọn Choose commands from bên khung bên trái để liệt kê các lệnh thông dụng
• Chọn nút lệnh cần đưa vào “Lệnh của tui”
• Chọn nhóm lệnh chứa nút lệnh đang chọn từ khung Customize the Ribbon bên phải.
• Nhấn nút Add để thêm các lệnh vào các nhóm hoặc nhấn nút Remove để loại bỏ nút không cần khỏi các nhóm.
• Thực hiện lại quy trình này để thêm tất cả các nút lệnh vào các nhóm theo yêu cầu câu hỏi.
• Nhấn nút Move UpMove Down để sắp xếp các nút lệnh theo trình tự yêu cầu.

7. Chọn ngăn “Lệnh của tui” và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để đưa ngăn này lên trước ngăn Home

cac-diem-moi-trong-powerpont70PNG

8. Theo yêu cầu của câu hỏi thì nhóm lệnh “Định dạng” không có các nhãn bên dưới các nút lệnh. Do vậy, bạn nhấp phải chuột lên nhóm lệnh này rồi chọn Hide Command Labels.

Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác?

Trả lời:

Giả sử bạn đã tùy biến rất nhiều cho Ribbon và QAT từ máy tính ở công ty và bạn muốn chuyển các tùy biến rất tiện lợi này sang Office trong máy tính ở nhà. Trong PowerPoint 2010 nói riêng và Office 2010 nói chung thì yêu cầu này thực hiện rất đơn giản.

Các bước thực hiện như sau:

1. Vào máy tính công ty, khởi động PowerPoint 2010.

2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3. Bạn chọn Customize Ribbon, chọn nút Import/Export và chọn Export all customizations.

cac-diem-moi-trong-powerpont71PNG

4. Hộp thoại File Save xuất hiện

• Tìm nơi lưu tập tin tại Save in
• Đặt tên tập tin tại File name
Save as type để mặc định là Exported Office UI file (*.exportedUI)
• Nhấn nút Save để lưu .

cac-diem-moi-trong-powerpont72PNG

5. Chép tập tin vừa xuất ra, mở PowerPoint 2010 ở máy tại nhà . Sau đó, bạn vào hộp thoại PowerPoint Options rồi chọn nút lệnh Import/Export trong khung Customize Ribbon. Bạn chọn tiếp lệnh Import customization file. Trong hộp thoại File Open:

• Tìm đến tập tin UI tại hộp Look in
• Chọn tên tập UI
• Nhấn nút Open để nhập tùy biến Ribbon và QAT vào Office

6. Nhấn nút OK đóng hộp thoại PowerPoint Options.

Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint?

• Thay đổi tông màu (Color scheme) của chương trình .
• Tắt tính năng kiểm tra chính tả của văn bản.
• Điều chỉnh Recent Presentations lại còn 10.

Các bước thực hiện như sau:

1. Mở chương trình PowerPoint

2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3. Chọn nhóm General, tại User Interface options, tại hộp Color scheme bạn chọn lại tông màu cho chương trình .

cac-diem-moi-trong-powerpont73PNG

4. Chọn nhóm Proofing, tại When correcting spelling in PowerPoint, bỏ chọn Check spelling as you type.

cac-diem-moi-trong-powerpont74PNG

5. Vào nhóm Advanced, nhóm Display và điều chỉnh tại hộp Show this number of Recent Documents thành 10.

cac-diem-moi-trong-powerpont75PNG

6. Nhấn OK hoàn tất.

Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái?

Trả lời:

Nhấp phải chuột lên thanh trạng thái, từ đó chọn hoặc bỏ chọn các thông tin cho thanh trạng thái .

cac-diem-moi-trong-powerpont78PNG