W3vina.COM Free Wordpress Themes Joomla Templates Best Wordpress Themes Premium Wordpress Themes Top Best Wordpress Themes 2012

Hướng dẫn POWERPOINT 2010_Bài 7: Chuẩn bị bài thuyết trình

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang68

1. Tạo tiêu đề đầ u và chân trang

Trong PowerPoint, việc thiết lập Header & Footer cho Slide và trang in kiểu Handout hoặc Notes có một số điểm khác nhau. PowerPoint thiết kế sẵn các placeholder trên slide và các trang handout hoặc notes để chứa các thông tin header & footer mà người dùng sẽ nhập vào. Chúng ta có thể thực hiện một số tùy chỉnh đối với các placeholder này trong chế độ Slide Master, Handout Master và Notes Master.

Header & Footer cho Slide có 3 placeholder như sau:

Footer: Dùng để chứa đoạn văn bản như tên tác giả, tên chương, . . .
Date and Time: Chứa thông tin ngày tháng tạo hoặc cập nhật lần cuối bài thuyết trình.

Sliđe Number: Chứa số thứ tự của slide trong bài thuyết trình

Header & Footer cho Handout và Notes có 4 placeholder sau:

Heađer: Dùng để chứa đoạn văn bản như là tên tựa đề của bài báo cáo, tên chương, . . .
Footer: Dùng để chứa đoạn văn bản như tên tác giả, tên chương, . . .
Date anđ Time: Chứa thông tin ngày tháng tạo hoặc cập nhật lần cuối bài thuyết trình.
Page Number: Chứa số thứ tự của trang in trong bài thuyết trình

1. Mở tập tin ThuchanhPowerPoint2010_Ch6.pptx

2. Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn lệnh Heađer & Footer, hộp thoại Heađer anđ Footer xuất hiện.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang1

3. Sliđe trong hộp thoại Heađer anđ Footer và l àm theo như sau:

Date anđ time: thiết lập thời gian sẽ xuất hiện trên slide
Update automatically: thời gian sẽ là ngày hiện hành của máy tính đang sử dùng và sẽ tự động thay đổi thời gian trong những lần mở sau . Bạn có thể chọn thêm kiểu định dạng theo ngôn ngữ tại hộp Language và kiểu ngày tháng tại hộp Calendar type. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này và chọn định dạng là tháng/ngày/năm theo thiết lập trong Control Panel của máy đang sử dụng.

Fixed: nhập thời gian cố định vào ô trống bên dưới
• Sliđe number: Bạn đánh dấu chọn vào ô này để cho hiện số thứ tự của slide.
Footer: Hãy nhập vào tên của bạn
Don’t show on title slide: bạn hãy chọn tùy chọn này để không áp dụng Header & Footer trên các slide tựa đề (title slide).

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang2

•  Nếu nhấn nút Apply thì chỉ áp dụng các thuộc tính Header & Footer cho các slide đang chọn. Nếu nhấn nút Apply to All thì sẽ áp dụng các thuộc tính Header & Footer cho toàn bộ bài thuyết trình.
4. Chọn ngăn Notes and Handouts:

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang3

Date and time: Bạn chọn ki ểu Update automatically và chọn định dạng ngày th ng nh hình

Header: Hãy nhập vào văn bản “Microsoft PowerPoint 2 0 1 0 ”.

Page number: Bạn đánh dấu chọn vào ô này để cho hiện số thứ tự trên các trang in Handout hoặc Notes Pages.
Footer: Hãy nhập vào tên của bạn
• Nhấn nút Apply to All để áp dụng các thuộc tính Header & Footer các trang in Handout và Notes Pages.

Tùy chỉnh Header & Footer trong Slide Master

Các Header & Footer vừa thêm vào các slide đôi khi sẽ chưa được như ý muốn. Do vậy, chúng ta sẽ thực hiện một số tùy chỉnh cho đối tượng này trong chế độ Slide Master View.

các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn lệnh Slide Master.
2. Bạn chọn vào slide master, ở góc dưới bên phải của slide có 3 hộp nhỏ chính là 3 placeholder dùng để chứa thông tin Date and Time, Slide Number Footer. Bạn hãy dời 3 placeholder này xuống sát cạnh dưới của slide.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang4

3. Bạn chọn 2 placeholder Date and Time và Footer, sau đó vào ngăn Home, nhóm Font và chọn lại cỡ chữ là 14. Chọn placeholder Slide Number và cho cỡ chữ là 20, chữ in đậm (Bold) màu vàng và có bóng mờ (Text Shadow).

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang5

4. Nhấn nút Close Master View.

2. Ghi chú và nhận xét cho các slide Ghi chú cho slide

Dưới mỗi slide trong chế độ Normal View là một khung trống dùng để nhập các thông tin ghi chú (notes) về nội dung trong slide đó . Ngoài ra, chúng ta có thể chuyển sang chế độ Notes Page để nhập thông tin ghi chú cho slide.

Bạn có thể thêm các ghi chú vào vùng Notes trong chế độ Normal nhưng để xem hình dáng thực sự của trang in Notes Page thì bạn phải chuyển sang chế độ màn hình Notes Page vì trong chế độ Normal View bạn sẽ không thấy được các định dạng về màu sắc, hình ảnh, … trong khung Notes.

Trong chế độ Notes page, mỗi trang bao gồm một hình thu nhỏ của slide nằm b ên và b ên dưới là hộp văn bản dùng để nhập thông tin ghi chú vào . Ngo ài văn bản, bạn có thể thêm vào trang ghi chú c ác đối tượng khác như đồ thị, hình, bảng biểu, shape, …

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang6

Ghi chú trong chế độ Normal View

các bước thực hành như sau:

1. Chọn slide cần thêm ghi chú. Ví dụ bạn chọn slide số 3

2. Trong chế độ slide, bạn nhấp chuột vào khung Notes nằm bên dưới slide và nhập vào và định dạng thông tin ghi chú cho slide như hình sau:
• Quét chọn văn bản trong khung Notes và vào ngăn Home, nhóm Font Paragraph định dạng.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang7

3. Thực hiện lại thao tác này cho các slide cần thêm thông tin ghi chú.

Ghi chú trong chế độ Normal View 

Ghi chú trong Normal View không thể thêm vào hình ảnh, đồ thị, … nên chúng ta cần phải vào Notes Page để thêm các thông tin này.

1. Vào ngăn View, nhóm Presentation Views, chọn Notes Page

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang8

2. Dùng thanh cuốn dọc để di chuyển đến slide cần thêm ghi chú. Ví dụ, bạn chọn slide số 3.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang9

3. Bạn có thể nhập thêm các thông tin, định dạng văn bản hoặc vào ngăn Insert để chèn các hình ảnh, đồ thị, shape, bảng biểu vào trong trang.

Làm việc với Comment

Comment thường được chèn vào các slide để nhận xét hoặc đánh gi á về nội dung, hình thức, … của bài thuyết trình nào đó . Đôi khi, comment là của chính tác giả bài thuyết trình thêm vào để yêu cầu người khác nhận xét giúp mình về bài thuyết trình . Chúng ta có thể thêm và hiệu chỉnh, sao chép hoặc x a các comment trên các slide.

Các bước thực hành như sau:

1. Chọn slide cần thêm comment. Ví dụ bạn chọn slide số 8

2. Vào ngăn Review, nhóm Comments, chọn New Comment

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang10

 

4. Nhấp chuột ra khỏi hộp comment để hoàn tất. Bạn có thể di chuyển comment đến gần đối tượng trên slide mà nó nhận xét.

Hiệu chỉnh comment

các bước thực hành như sau:

1. Chọn slide có comment cần hiệu chỉnh. Ví dụ là slide số 8.
2. Vào ngăn Review, nhóm Comments, chọn Show Markup để hiện các comment trên slide. Nếu slide có nhiều comment thì:
• Nhấn nút Next để di chuyển đến comment kế tiếp
• Nhấn nút Previuos để di chuyển về comment liền trước

3. Chọn comment cần hiệu chỉnh. Ví dụ bạn chọn comment vừa tạo.

4. Chọn lệnh Edit Comment

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang11
5. Nhập nội dung hiệu chỉnh vào hộp comment
6. Nhấp chuột ra ngoài hộp comment để hoàn tất.

Sao chép nội dung comment

các bước thực hành như sau:

1. Chọn slide có comment cần sao chép nội dung. Ví dụ là slide số 8.
2. Chọn comment cần sao chép nộ i dung, Ví dụ chọn comment vừa tạo ở trên. Nhấp phải chuột lên comment và chọn lệnh Copy Text

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang12

4. Chọn nới để dán nội dung sao chép vào và vào ngăn Home, nhóm c lipboard, nhấn nút Paste.

Xóa comment

các bước thực hành như sau:
1. Chọn slide có comment cần xóa. Ví dụ là slide số 8.
2. Chọn comment cần xóa. Ví dụ chọn comment vừa tạo ở trên.
3. Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa hoặc vào ngăn Review, nhóm Comment, chọn Delete với các tùy chọn sau:

Delete: xóa comment đang chọn .

Delete All Markup on the Current Slide: xóa tất cả comment trên slide hiện hành .

Delete All Markup in this Presentation: xóa tất cả comment trong bài thuyết trình này .

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang13

Delete All Markup in this Presentation: xóa tất cả comment trong bài thuyết trình này .

3. Chuyển định dạng của bài thuyết trình

Chuyển định dạng bài thuyết trình đã hoàn thành sang các định dạng khác như là Acrobat (PDF) , Word, Video, … hoặc là lưu bài thuyết trình sang định dạng PowerPoint ở các phiên bản trước sẽ giúp cho việc chia sẽ được dễ dàng hơn .

Lưu bài thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 2003 trở về trước

Hiện nay vẫn còn rất nhiều công ty và người dùng chưa nâng cấp lên PowerPoint 2007 hoặc 2010, nên việc lưu bài thuyết trình sang định dạng PowerPoint cũ sẽ giúp những người dùng này có thể mở và xem trình chiếu trên máy của họ.

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần chuyển về định dạng PowerPoint 2003 trở về trước.
2. Vào File, chọn lệnh Save As
3. Chọn kiểu định dạng tập tin tại hộp Save as type là PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt).

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang14

4. Đặt tên tập tin tại hộp File name nếu muốn và nhấn nút Save để lưu lại bản sao của bài thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 97-2003.

Chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS

Định dạng PDF rất phổ biến trên internet, do vậy việc chuyển bài thuyết trình sang định dạng này cũng rất cần thiết trong việc chia sẽ trên mạng. Chuyển bài thuyết trình sang định dạng PDF/XPS đã được trình bày chi tiết ở chương trước, nên phần này chỉ trình bày sơ lược lại.

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần chuyển về định dạng PDF hoặc XPS.
2. Vào File, chọn lệnh Share, chọn Create PDF/XPS và chọn tiếp Create a PDF/XPS.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang15

3. Đặt tên tập tin tại hộp File name, chọn kiểu định dạng là PDF hoặc XPS tại hộp Save as type các tùy chọn khác để mặc định.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang16

4. Nhấn nút Publish để xuất bản bài thuyết trình sang PDF.

Chuyển bài thuyết trình sang video

Đây là tính năng mới của PowerPoint 2010. Việc chuyển bài thuyết trình sang video sẽ giúp người xem không cần thiết phải có chương trình PowerPoint cài đặt trong máy mà chỉ cần một chương trình phát video để xem, ví dụ như là Windows Media Player .

Các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần chuyển về định dạng Video.
2. Vào File, chọn lệnh Share, chọn Create a Video

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang17

3. Chọn chất lượng phim cần xuất ra. Ví dụ, bạn chọn là Internet & DVD và nhấn nút Create Video.
4. Tìm nơi lưu tập tin video tại Save in và đặt tên tập tin tại hộp File name.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang18

5. Nhấn nút Save và chờ PowerPoint chuyển đổi bài thuyết trình sang video.

Chuyển Handout sang Word

Việc chuyển các Handout hoặc Notes Pages sang trình soạn thảo Microsoft Word sẽ giúp bạn có thể thêm các định dạng mong muốn khác mà PowerPoint không hỗ trợ trước khi in .

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần chuyển về định dạng Video.
2. Vào File, chọn lệnh Share, chọn Create Handouts và chọn lệnh Create Handouts, hộp thoại Send to Microsoft Word xuất hiện.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang19

3. Tại nhóm Page layout in Microsoft Word, bạn xem hình mẫu các kiểu định dạng của khi chuyển sang Word và chọn một kiểu. Ví dụ bạn chọn kiểu Notes next to slides.
4. Tại nhóm Add slides to Microsoft Word document:

• Nếu Paste được chọn thì các handout hoặc notes pages sẽ độc lập với tài liệu Word,
• Nếu Paste link được chọn thì mỗi khi có sự hiệu chỉnh trên slide trong bài thuyết trình thì các hiệu chỉnh này sẽ tự động cập nhật sang tài liệu Word . Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này .
5. Nhấn nút OK và chờ trong giây lát chương trình Microsoft Word sẽ mở lên và các slide sẽ được lần lượt chuyển sang Word .

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang20

4. In bài thuyết trình

Trong các buổi thuyết trình có sử dụng máy chiếu, diễn giả hay người báo cáo sẽ phát cho người xem một tập tài liệu về các bài báo cáo sắp diễn ra để họ đọc trước. PowerPoint cung cấp rất nhiều tùy chọn để bạn tạo nên các tài liệu một cách nhanh chóng và rất chuyên nghiệp.

In tài liệu dành cho diễn giả

In ấn tài liệu dạng Notes Pages hoặc Outline thường được sử dụng dành cho người thuyết trình. Các bản in này chứa nội dung trên slide và các ghi chú của slide cũng được in kèm theo . Người thuyết trình có thể đọc nhanh các trang in này để xác định ý chính cần trình bày.

Tùy chỉnh Notes Master

Mặc dù chúng ta có thể chỉnh sử a, định dạng các Notes Page riêng biệt trong chế độ màn hình Notes Page, nhưng việc làm này rất thủ công và mất thời gian. Chúng ta nên vào chế độ màn hình Notes Master để thực hiện các tùy chỉnh và các thay đổi này sẽ có tác dụng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình.

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần điều chỉnh Notes Master.
2. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Notes Master. Cửa sổ Notes Master xuất hiện.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang21

3. Tại nhóm Placeholders, bạn có thể thiết lập cho ẩn hoặc hiện các placeholder trên trang Notes Page bằng cách bỏ chọn hoặc chọn vào các hộp kiểm.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang22

4. Tại nhóm Edit Theme, bạn có thể chọn lại bộ màu sắc, font chữ và hiệu ứng cho các placeholder.
5. Tại nhóm Background, bạn có thể thêm nền cho các Notes Page. Ví dụ, bạn chọn Style 2 tại Background Styles.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang23

6. Trong vùng Notes Page:

• Bạn chọn 2 placeholder HeaderDate và di chuyển xuống phía dưới 1cm vì chúng quá sát lề trên của trang in.
• Bạn chọn 2 placeholder Footer Page Number và di chuyển lên trên 1cm vì chúng cũng quá sát lề dưới của trang in.
• Bạn có thể điều chỉnh kích thước của placeholder Slide Image hoặc Body theo nhu cầu. Ví dụ, bạn thực hiện điều chỉnh sau:
■ Chọn placeholder Body
■ Vào Drawing Tools, ngăn Format, nhóm Shape Styles
■ Chọn kiểu định dạng Colored Outline – Red, Accent 1

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang24

7. Chuyển qua ngăn Notes Master và nhấn nút Close Master View để hoàn tất.

Thực hiện in ấn Notes Pages

Sau khi thực hiện các công đoạn tùy chỉnh cho Notes Page, chúng ta sẽ tiến hành in ấn chúng ta giấy để sử dụng khi thuyết trình.

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần in Notes Pages.

2. Vào File, chọn Print

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang25

3. Thực hiện các tùy chọn sau:

• Tại Copies: thiết lập số lượng bản in
• Tại Printer: chọn máy in từ danh sách, bạn có thể thiết lập các tùy chọn cho máy in bằng cách nhấn vào Printer Properties.
• Tại Settings:

■ Thiết lập số lượng slide sẽ in từ danh mục:
Print All Slides: để in tất cả các slide trong bài thuyết trình. Ví dụ, bạn chọn in hết slide.
Print Selection: chỉ in các slide đang chọn
Print Current Slide: chỉ in slide hiện hành
Custom Range: thiết lập các slide sẽ in tại hộp Slides bên dưới.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang26

■ Thiết lập chế độ in:
– Print One Sided: in một mặt giấy

– Print on Both Sides: in hai mặt giấy với gáy đóng ở cạnh dài bên trái.
– Print on Both Sides: in hai mặt giấy với gáy đóng ở cạnh ngắn bên trên.
■ Thiết lập chế độ sắp giấy khi in nhiều bản:
– Collated: in có tách ra từng bộ, bạn nên chọn tuỳ chọn này khi in ra nhiều bộ vì đỡ tốn công chia bộ sau này.
– Uncollated: in không tách bộ
■ Thiết lập chiều trang in:
– Portrait Orientation : in trang nằm dọc
– Landscape Orientation: in trang nằm ngang
■ Thiết lập màu sắc cho bản in:
– Color: In đầy đủ màu sắc, màu sắc các slide in ra (trên máy in màu) sẽ giống với các slide mà bạn chiếu trên máy tính .
– Grayscale: In với tông màu xám, các màu nền sẽ không được in ra, các màu sắc sẽ được PowerPoint điều chỉnh sao cho bản in ra đẹp và rõ ràng nhất .
– Pure Black and White: Tùy chọn này thích hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang27

4. Nhấn nút Print để gửi lệnh in ra máy in

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang28

Thực hiện in ấn tài liệu dùng cho diễn giả dạng Outline
• • •
Khi bài thuyết trình có chứa nhiều đoạn văn, bạn cũng nên in ra giấy một bản dưới dạng dàn bài (outline) cho dễ theo dõi . Để xem Outline của bài thuyết trình, bạn vào chế độ màn hình Normal

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang29

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần in Outline.
2. Vào File, chọn Print

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang30

3. Vào phần Settings, tại Print Layout, chọn Outline. Các tùy chọn khác thực hiện tương tự như phần in Notes Pages.
4. Nhấn nút Print để gửi lệnh in ra máy in.

In tài liệu dành cho khán giả.

In ấn tài liệu dạng Handout hoặc Slide thường được sử dụng dành cho người xem thuyết trình. Các bản in này chứa nội dung cơ bản về thông tin sẽ được trình bày khi thuyết trình . Người xem có thể đọc trước các tài liệu này để nắm sơ lược về nội dung và có thể chuẩn bị các câu hỏi để làm rõ thêm các vấn ề khi thuyết trình.

Tùy chỉnh Handout Master

Giống như Slide Master, Handout Master giúp bạn điều chỉnh layout của handout . Trong chế độ màn hình Handout Master, bạn có thể sắp xếp các placeholder của Header & Footer cũng như tùy chọn các định dạng và thêm các hiệu ứng nền cho handout .

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần tùy chỉnh Handout Master.
2. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Handout Master.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang31

3. Tại nhóm Page Setup:

• Chọn Handout Orientation:
Portrait: trang handout sẽ nằm dọc
Landscape: trang handout sẽ nằm ngang

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang32

Chọn Slide Orientationt:
Portrait: các slide trong trang handout sẽ nằm dọc
Landscape: các slide trong trang handout sẽ nằm ngang

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang33

Chọn số slide trên mỗi trang handout, bạn vào Slides Per Page và chọn số slide sẽ in trên mỗi trang handout. Số slide càng ít thì slide in ra càng to và dễ đọc nhưng sẽ tốn nhiều giấy. Số slide càng nhiều thì các slide sẽ bị nén nhỏ lại nên bản in sẽ khó đọc hơn . Trong tùy chọn về số slide, người ta thường chọn in 2 slide trên một trang handout.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang34

4. Tại nhóm Placeholders: Handout Master có bốn placeholders là Header, Footer, Date, và Page Number được bố trí ở bốn góc của handout . Chúng ta có thể ẩn hiện và nhập thông tin, định dạng cho các placeholder này trên trang handout.

Header: nằm ở góc trên bên trái, bạn di chuyển placeholder này xuống dưới 1cm và qua phải 1cm vì nó quá sát lề.
Footer: nằm ở góc dưới bên trái, bạn di chuyển placeholder này lên trên 1cm và qua phải 1cm vì nó quá sát lề.

Date: nằm ở góc trên bên phải, nó sẽ hiện ngày tháng hiện hành nếu được chọn . Bạn cũng di chuyển nó xuống dư ới 1cm và qua trái 1cm.
Page Number: nằm ở góc dưới bên phải và có sẵn ký hiệu <#> . Ký hiệu này sẽ được thay bằng số thứ tự trang in. Bạn di chuyển nó lên trên 1cm và qua trái 1cm vì quá sát lề.

5. Bạn có thể định dạng kiểu nền, các bộ màu, font chữ và các mẫu (theme) và các hiệu ứng cho handout từ nhóm Edit Theme trên Ribbon .
6. Tại nhóm Background, bạn có thể thêm nền cho các Handout. Ví dụ, bạn chọn Style 2 tại Background Styles.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang35

Chuyển qua ngăn Handout Master và nhấn nút Close Master View để hoàn tất.

Thực hiện in ấn Handout

Khi in Handout, bạn có thể chọn chọn in 1 , 2 , 3 , 4 , 6 hoặc 9 slide trên một trang handout . chiều của trang handout và slide nằm trong nó bạn có thể chọn là nằm ngang hoặc dọc . Thông thường, người ta in handout l slide trên một trang giấy khổ A4 với chiều dọc

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần in Handout.
2. Vào ngăn File, chọn Print.
3. Vào phần Settings, tại Print Layout, nhóm Handouts và chọn kiểu 2 Slides. Các tùy chọn khác thực hiện tương tự như phần in Notes Pages.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang36

4. Nhấn nút Print để gửi lệnh in ra máy tính

Thực hiện in ấn Slide

Kiểu in này sẽ in mỗi slide trên một trang in . Đối với những bài thuyết trình quan trọng, người ta thường sử dụng kiểu in này để các nội dung trên slide đọc được dễ dàng trên bản in.

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần in Handout.
2. Vào ngăn File, chọn Print.
3. Vào phần Settings, tại Print Layout, chọn Full Page Slides. Các tùy chọn khác thực hiện tương tự như phần in Notes Pages.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang37

5. Đóng gói bài thuyết trình ra đĩa

Việc đóng gói bài thuyết trình giúp bạn dễ dàng trong việc phát hành và chia sẽ cho người dùng vì không sợ thiếu bất kỳ tập tin đính kèm hay liên kết nào có sử dụng trong bài

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần đóng gói .
2. Vào ngăn File, chọn Share, chọn Package Presentation for CD, chọn tiếp Package for CD. Hộp thoại Package for CD xuất hiện

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang38

3. Tại hộp Name the CD, bạn đặt tên cho CD là “PowerPoint2 0 1 0 ”

4. Hộp Files to be copied liệt kê danh sách các tập tin sẽ được đóng gói vào CD .

• Bạn có thể thêm vào các tập tin khác bằng cách nhấn vào nút Add… và trong hộp thoại Add Files bạn chọn các tập tin và nhấn nút Add để thêm vào.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang39

• Để xóa bớt các tập tin trong CD, bạn chọn chúng từ danh sách File to be copied và nhấn nút Remove.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang40

5. Nhấn nút Option để mở hộp thoại Options.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang41

• Tại Include theses files:

■ Nếu muốn gói này chứa luôn các tập tin đã liên kết với bài thuyết trình thì chọn Linked files.
■ Chọn thêm Embedded TrueType fonts để đảm bảo mở trên máy khác không bị thiếu font chữ vì các font đã được nhúng trong bài thuyết trình.
Tại Enhance security and privacy: Bạn có thể đặt thêm mật mã bảo vệ các tập tin thuyết trình nếu thấy cần thiết
Password to open each presentation: đặt mật mã để mở các bài thuyết trình có trong đĩa đóng gói .
Password to modify each presentation: đặt mật mã để hiệu chỉnh các bài thuyết trình có trong đĩa đóng gói
• Có thể chọn thêm tính năng kiểm tra các thông tin trong bài thuyết trình tại Inspect presentations for inappropriate or private information trước khi đóng gói
• Nhấn nút OK để hoàn tất các tùy chọn và trở về hộp thoại Package for CD.

6. Có hai tùy chọn đóng gói là:

Copy to Folder. . . : Nếu chọn thì hộp thoại Copy to Folder xuất hiện

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang42

■ Tại Folder name: bạn cung cấp tên thư mục chứa gói báo cáo
■ Tại Location: chọn nơi lưu trữ thư mục đóng gói. Nếu cần thay đổi nơi lưu trự thì nhấn nút Browse… và chọn lại nơi lưu .
■ Nếu chọn Open folder when complete thì PowerPoint sẽ mở thư mục lưu trữ các tập tin đóng gói lên sau khi đóng gói xong .
■ Nhấn OK để bắt đầu quá trình đóng gói vào thư mục .

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang43

Hộp thông báo xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận có chép các tập tin đang liên kết với bài thuyết trình hay không. Bạn nhấn nút Yes sẽ đồng ý và No để không chép các tập tin liên kết vào đĩa .

Copy to CD: Nếu chọn thì Microsoft PowerPoint xuất hiện thông báo hỏi bạn có muốn chép các tập tin đã liên kết với bài thuyết trình vào CD hay không. Bạn nhấn nút Yes sẽ đồng ý và No không chép các tập tin liên kết vào đĩa. Lưu ý, máy tính của bạn phải có đầu ghi CD/DVD , sau khi nhấn xác nhận thì làm theo các hướng dẫn của chương trình để ghi ra đĩa .

7. Nhấn nút Close khi hoàn tất

PowerPoint Viewer:

Phiên bản mới nhất làMicrosoýt Office PowerPoint Viewer 2007, giúp chúng ta xem bài thuyết trình với đầy đủ tính năng cho các phiên bản PowerPoint 97 đến PowerPoint 2007. PowerPoint Viewer còn hỗ trợ mở bài thuyết trình có mật mã bảo vệ (bạn phải nhập mật mã vào), hỗ trợ in ấn nhưng không hỗ trợ hiệu chỉnh bài thuyết trình.
Tìm và tải PowerPoint Viewer tại http://www.microsoft.com/downloads/

6. Tùy biên nội dung cho các buổi báo cáo

Bạn đã biên soạn hoàn chỉnh một bài thuyết trình có nội dung rất đầy đủ về một đề tài nào đó và bạn sử dụng nó để báo cáo hay giảng dạy cho nhiều khách hàng khác nhau, nhiều nhóm người xem khác nhau . Đối với mỗi nhóm đối tượng, đôi khi bạn không muốn báo cáo hết tất cả các nội dung có trong bài thuyết trình . Khi đó, bạn không cần phải mất thời gian để sửa lại bài thuyết trình mỗi khi báo cáo mà hãy sử dụng các tính năng có sẵn của PowerPoint để là điều này.

Ẩn/ hiện các slide

Chúng ta có thể làm ẩn hoặc cho hiện lại các slide khi trình chiếu báo cáo. Nếu cảm thấy một số slide trong bài thuyết trình là không cần thiết phải báo cáo thì chúng ta có thể làm chúng ẩn i truớc khi trình chiếu với các thao tác cực kỳ đơn giản và nhanh chóng.

Các bước thực hành nhu sau:

1. Mở bài thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo.
2. Vào ngăn View, nhóm Presentation Views, chọn chế độ màn hình là Normal, Slide Sorter hoặc Notes Page đều được . Nhưng làm nhanh nhất là trong chế độ màn hình Slide Sorter.
3. Chọn các slide cần làm ẩn

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang44

4. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up và chọn lệnh Hide Slide . các slide đang ẩn thì số thứ tự của slide sẽ có biểu tượng bị gạch chéo.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang45

5. Để cho hiện lại slide, bạn chọn slide đang ẩn và vào ngăn Slide Show và chọn lại nút Hide Slide từ nhóm Set Up.

Tùy biên nội dung báo cáo

cách ẩn các slide sẽ không được linh động vì vẫn phải thực hiện các công đoạn điều chỉnh mỗi khi báo cáo . Tính năng tùy biến nội dung báo cáo (Custom Show) là một sự lựa chọn hoàn hảo vì bạn chi cần làm sẵn các Custom show cho các nhóm khán giả khác nhau và mỗi khi trình chiếu bài thuyết trình cho nhóm khán giả nào thì bạn chỉ cần chọn Custom show của đối tượng đó .

Tạo mới Custom Show

Các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo.
2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Start Slide Show, chọn nút Custom Slide Show và chọn tiếp Custom Shows…. Hộp thoại Custom Shows xuất hiện.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang46

3. Nhấp nút New… để tạo Custom Show mới, hộp thoại Defene Custom Show xuất hiện

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang47

 

• Tại hộp Slide show name: đặt tên cho Custom Show, ví dụ bạn đặt tên là “Giới thiệu PowerPoint 2 0 1 0 ”

• Tại Slides in presentation: chọn các slide và nhấn nút Add để thêm vào Custom Show này . Muốn bỏ bớt slide ra khỏi Custom Show thì chọn các slide từ danh mục ở khung Slides in custom show và nhấn nút Remove . Ví dụ, bạn chọn các slide 1 , 3, 4, 7, 8, 10 và 11 cho vào Custom show này.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang48

• Dùng 2 nút mũi tên hướng lên và hướng xuống để sắp xếp trình tự của các slide trong Custom Show.
• Nhấn OK để trở về hộp thoại Custom Shows

4. Nhấn Close để hoàn tất .

Hiệu chỉnh và quản lý Custom Show

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình có Custom Show.
2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Start Slide Show, chọn nút Custom Slide Show và chọn tiếp Custom Shows....

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang50

3. Hộp thoại Custom Shows xuất hiện.

• Tại hộp Custom shows: liệt kê danh sách các Custom Show đang có trong bài thuyết trình.

• Chọn một Custom show trong danh sách:

■ Nhấn nút Edit… để mở hộp thoại Define Custom Show và thực hiện hiệu chỉnh lại Custom show.
■ Nhấn nút Remove: để xóa bỏ Custom Show
■ Nhấn nút Copy để sao chép Custom Show đang chọn thành một bản sao và bạn có thể tiến hành hiệu chỉnh trên bản sao này.
■ Nhấn nút Show sẽ trình chiếu Custom Show đang chọn.
4. Nhấn Close để hoàn tất .

7. Thiết lập tuỳ chọn cho các kiểu báo cáo

Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu có người thuyết trình

PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn cho việc trình chiếu báo cáo. Khi không muốn trình chiếu toàn bộ báo cáo thì bạn có thể qui định các slide sẽ báo cáo hoặc ẩn đi bớt các slide. Bạn còn có thể thiết lập cho bài báo cáo trình chiếu thực thi một cách tự động hay có người điều khi ển.

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần thiết lập các tùy chọn báo cáo.
2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn nút Set Up Slide Show.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang51

3. Hộp thoại Set Up Show xuất hiện.

• Tại Show type : chọn loại trình chiếu phù hợp

Presented by a speaker (full screen): trình chiếu ở chế độ toàn màn hình và có người báo cáo.
Browsed by an individual (window): trình chiếu trong cửa sổ và cho phép truy cập một vài lệnh của PowerPoint.
Browsed at a kiosk (full screen): trình chiếu tự hành không có người điều khiển.

• Tại Show options:

Loop continuously until ‘Esc’: trình chiếu báo cáo và tự động phát lặp lại cho đến khi nhấn phím ESCm để kết thúc.
Show without narration: trình chiếu không có thuyết minh.
Show without animation: trình chiếu không có các hiệu ứng và hoạt cảnh.

Tại Show slide: quy định các slide hay Custom show sẽ được trình chiếu

All: Trình chiếu tất cả các slide
From … To… : trình chiếu từ slide … đến slide …
Custom show: chọn Custom Show cần trình chiếu (nếu có).

• Tại Advance slides:

Manually: điều khiển các slide bằng cách kích chuột
Using timings, if present: các slide tự động thực thi theo thời gian thiết lập trước hoặc bằng cách kích chuột.

• Tại Multiple monitors:

Display slide show on: chọn màn hình để trình chiếu báo cáo tại
Show Presenter View: nếu chọn sẽ bật chế độ báo cáo có màn hình dành riêng cho người thuyết trình.

4. Nhấp OK để hoàn tất việc thiếp lập trình chiếu báo cáo.

Thiết lập tùy chọn cho loại báo cáo tương tác người xem và tự hành

Bài thuyết trình dưới dạng tương tác người xem và tự hành thường sử dụng các hyperlink và các nút điều hướng để người xem có thể di chuyển qua lại trong bài thuyết trình được dễ dàng . Ngoài các hyperlink và các nút điều hướng, bài thuyết trình tự hành thường có kèm theo âm thanh thuyết minh, con trỏ laser cho các slide đang trình chiếu.

Ghi lại Slide Show

Các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần ghi lại Slide Show.
2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn Record Slide Show và chọn tiếp Start Recording from Beginning

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang52

3. Hộp thoại Record Slide Show xu ất hiệu, bạn hãy chọn cả hai tùy chọn và nhấn nút Start Recording để bắt đầu ghi Slide Show.
Slide and animation timings: ghi lại thời gian hiển thị của mỗi slide và các hiệu ứng.
Narrations and laser pointer: ghi âm thanh thuyết minh và cách sử dụng con trỏ laser của người thuyết trình.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang53

4. Màn hình chuyển sang chế độ trình chiếu . Bạn cho các slide trình chiếu giống nhu là trình chiếu thực truớc khán giả, sử dụng con trỏ laser cũng nhu thuyết minh các nội dung trên slide để thu âm vào .
5. Nhấn Esc để thoát khỏi chế độ ghi Slide Show và nhấn nút Save để lưu lại. Sau này khi bạn cho trình chiếu bài thuyết trình thì các âm thanh, con trỏ chuột laser sẽ được phát kèm theo.

Thiết lập tùy chọn cho loại báo cáo tự hành

Loại báo cáo tự hành không có người điều khiển sẽ tự động trình chiếu từ đầu đến cuối và lặp đi lặp lại cho đến khi bạn nhấn ESC để thoát .

Các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần thiết lập báo cáo tự hành
2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn Set Up Slide Show.
3. Hộp thoại Set Up Show xuất hiện:

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang54

Tại Show type: chọn Browsed at a kiosk (full screen)
Tại Show slides: chọn số slide cần cho trình chiếu tại All, From…To… hoặc từ một Custom Show
Tại Advance slides: Chọn Using timings, if present

4. Chọn OK hoàn tất .

Lưu báo cáo dưới dạng Slide Show

Tập tin PowerPoint dưới định dạng Slide Show sẽ tự động trình chiếu khi được mở ra . Để lưu tập tin dưới định dạng này làm theo hướng dẫn sau:

Các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần lưu sang định dạng Slide Show

2. Vào File, chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang55

3. Chọn nơi lưu b ài thuyết trình tại hộp Save in
4. chọn PowerPoint Show (*.ppsx) tại Save as type

5. Nhấn nút Save.

8. Kiểm tra bài thuyết trình

Kiểm tra các thông tin cá nhân có trong bài thuyết trình

Khi làm việc, PowerPoint tự động lưu lại một số thông tin người dùng và các thông tin ẩn như các chú thích, phiên bản, các điểm sửa chữa, các ghi chú, các nhận xét, thuộc tính tài liệu,… Bạn nên dùng tính năng Inspect Document để kiểm tra và loại bỏ các thông tin nếu thấy cần thiết .

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần ki ể m tra
2. Vào File, chọn Info, chọn Check for Issues và chọn lệnh Inspect Document

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang56

3. Trong hộp thoại Document Inspector, bạn đánh dấu chọn các loại thông tin ẩn cần kiểm tra và nhấn nút Inspect.
4. Xem lại kết quả kiểm tra và nhấn các nút Remove All bên cạnh các thông tin ẩn để xóa các thông tin nếu thấy cần thiết .
5. Nhấn Close để kết thúc.

Kiểm tra tính tương thích về tính năng sử dụng trong báo cáo giữa các phiên bản

Khi bạn chia sẽ bài thuyết trình PowerPoint với nhiều đối tượng khác nhau và bạn muốn đảm bảo tất cả mọi người đều có thể mở ra xem và hiệu chỉnh được nội dung của nó, bạn nên dùng tính năng kiểm tra sự tương thích giữa các phiên bản PowerPoint để có thể hiệu chỉnh lại cho phù hợp .

Khi chuyển đổi định dạng từ PowerPoint 2007 xuống các phiên bản thấp hơn thông thường một số tính năng sẽ bị mất hoặc một số đối tượng sẽ không cho phép hiệu chỉnh như SmartArt, đồ thị

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần kiểm tra

2. Vào File, chọn Info, chọn Check for Issues và chọn lệnh Check Compatibility

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang57

3. Chờ trong giây lát, hộp thoại Microsoft PowerPoint Compatibility Checker thông báo kết quả kiểm tra tương thích.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang58

• Đọc các thông tin và nếu chưa hiểu rõ thì nhấn nút Help để có thêm thông tin trợ giúp
• Tùy chọn Check Compatibility when saving in PowerPoint 97—2003 formats nên dùng khi bạn lưu tập tin PowerPoint 2010 dưới định dạng PowerPoint cũ .
4. Nhấn OK.

Đánh dấu hoàn thành vào bài báo cá o

Khi hoàn thành bài thuyết trình, bạn nên đánh dấu hoàn thành cho bài nhằm hạn chế người dùng vô tình làm thay đổi nội dung của bài . Muốn thay đổi nội dung thì phải bỏ đánh dấu hoàn thành này

các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình cần đánh dấu hoàn thành
2. Vào File, chọn Info, chọn Protect

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang59

3. Bạn chọn OK trong hộp thông báo xuất hiện để chấp nhận đánh dấu bài thuyết trình đã hoàn thành .

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang60

4. Thêm một hộp thông báo nữa xuất hiện kèm theo các thông tin hữu ích liên quan đến Mark as Final và bạn hãy nhấn OK.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang61

Hỏi đáp

Các câu hỏi sau bạn thực hành tiếp trên tập tin ThuchanhPowerPoint2010_Ch6.pptx đã tạo trong bài học.

Câu 1. Làm sao để in Notes Page mà không có hình thu nhỏ của slide bên trên?

Trả lời:

các bước thực hiện nhu sau:

1. Mở bài thuyết trình cần in Notes Page mà không có hình thu nhỏ của slide bên trên.

2. Vào ngăn View, nhóm Presentation Views, chọn Notes Page

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang62

3. Lần lượt vào từng slide bằng thanh cuốn dọc:

• Chọn hình slide thu nhỏ bên trên trang in và nhấn Delete để xóa

• Điều chỉnh lại kích thước cho phần ghi chú bên du ới

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang63

4. Vào File, chọn Print và chọn kiểu in là Notes Page tại phần Settings trong cửa sổ điều khiển in. Nhấn vào nút Print để ra lệnh in.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang64

5. Để phục hồi Notes Page của bài thuyết trình về trạng thái ban đầu bạn làm như sau:
• Vào trong chế độ màn hình Notes Page
• Nhấp phải chuột trong vùng trống trong trang Notes và chọn lệnh Notes Layout
• Chọn hết các tùy chọn trong hộp thoại Notes Layout và nhấn OK.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang65

Câu 2. Làm sao loại bỏ nhanh các hiệu ứng và hoạt cảnh khi trình chiếu bài thuyết trình?

Trả lời:

các bước thực hiện như sau:

1. Mở tập tin cần trình chiếu mà không sử dụng các hiệu ứng đã thiết lập

2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up và chọn lệnh Set Up Slide Show

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang66

3. Trong hộp thoại Set Up Show:

• Chọn Show without animation để không cho hiệu ứng hoạt động khi trình chiếu bài thuyết trình.
• Chọn thêm Show without narration để không sử dụng lời thuyết minh khi trình chiếu.

tao-tieu-de-dau-va-chan-trang67

4. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập và bạn có thể bắt đầu trình chiếu báo cáo.