W3vina.COM Free Wordpress Themes Joomla Templates Best Wordpress Themes Premium Wordpress Themes Top Best Wordpress Themes 2012

Hướng dẫn POWER POINT_Bài 2: Tạo bài thuyết trình

tao-bai-thuyet-trinh57

1. Tạo bài thuyết trình

PowerPoint cung cấp nhiều cách thức để tạo một bài thuyết trình mới. Chúng ta sẽ lần lượt xem qua các cách này.

Tạo bài thuyết trình rỗng

Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint thì một bài trình diễn rỗng (blank) đã mặc định được tạo ra, đây chính là cách tạo bài thuyết trình mặc định của PowerPoint và bạn chỉ cần tiếp tục soạn thảo nội cho các slide.

Khi bạn đang trong cửa sổ PowerPoint và bạn muốn tạo thêm một bài thuyết trình rỗng nữa, bạn làm theo các bước sau:

1. Vào ngăn File

2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải

3. Chọn Blank presentation

4. Nhấn nút Create để tạo mới.

tao-bai-thuyet-trinh1

tao-bai-thuyet-trinh2

Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn

PowerPoint Template là các mẫu định dạng đã được thiết kế sẵn (template) kèm theo trong bộ Office hoặc do chúng ta tải từ Internet. Template có thể chứa các layout, theme color, theme font, theme effect, các kiểu nền của slide và có thể chứa cả các nội dung mẫu. PowerPoint cung cấp rất nhiều template và được thiết kế với nhiều chủ đề khác nhau (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho rất nhiều tình huống báo cáo trong thực tế.

Chúng ta có thể tự mình thiết kế các template để sử dụng lại nhiều lần hoặc chia sẽ cho người khác. Ngoài ra, trên internet có rất nhiều trang web chuyên cung cấp các kiểu template đẹp và được cập nhật thường xuyên như là: office . com, powerbacks . com, templateswise . com,…

Dùng các mẫu được xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint

c ác mẫu trong phần này không nhiều vì PowerPoint còn cho phép bạn chọn mẫu từ các nguồn khác, đặc biệt là từ Internet. C ác bước thực hiện:

1. Vào ngăn File

2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải

3. Chọn Sample templates

4. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ.

5. Nhấn nút Create tạo mới bài thuyết trình

tao-bai-thuyet-trinh3

Dùng các mẫu từ trang web office.com

Trang web office.com cập nhật thường xuyên các mẫu thiết kế mới và đẹp, do vậy bạn có thể tạo bài thuyết trình mới sử dụng mẫu từ nguồn này. Các bước thực hiện:

Vào ngăn File

Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải

Di chuyển đến Office.com templates. Tại đây, các mẫu được nhóm lại theo nội dung của chúng.

  1. Ví dụ chọn nhóm là Presentations, chọn tiếp phân loại mẫu là Business và đợi trong giây lát để PowerPoint cập nhật danh sách các mẫu từ Internet.
  2. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ.
  3. Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút Download để tải về và tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này.

4. Ví dụ chọn nhóm là Presentations, chọn tiếp phân loại mẫu là Business và đợi trong giây lát để PowerPoint cập nhật danh sách các mẫu từ                       Internet.
5. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ.
6. Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút Download để tải về và tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này.

tao-bai-thuyet-trinh4

Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo ho ặc các mẫu sưu tầm đang lưu trên đĩa

Khi PowerPoint đã từng tải một mẫu thiết kế mới từ Internet về máy thì nó sẽ tự động lưu mẫu đó vào danh mục My Templates để bạn có thể sử dụng lại sau này . Làm theo các bước sau để sử dụng một mẫu đang lưu trên đĩa:

1. Vào ngăn File

2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải

3. Chọn My templates

4. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ.

5. Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút OK để tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này.

tao-bai-thuyet-trinh5

Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn

Bạn có sẵn một bài thuyết trình mà nội dung của nó tương tự với bài mà bạn sắp tạo . Khi đó, bạn nên tạo bài thuyết trình mới dựa trên bài sẵn có đó để đỡ tốn thời gian làm lại từ đầu. các bước thực hiện như sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải
tao-bai-thuyet-trinh6

Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài

Ngoài những cách trên, PowerPoint còn cho phép tạo bài thuyết trình từ các tập tin của các ứng dụng khác. Chẳng hạn như, chúng ta biên soạn trước dàn bài của bài thuyết trình trong các trình soạn thảo văn bản Word, WordPad, NotePad,… Sau đó, PowerPoint nhập các dàn bài này vào thành các slide và bạn chỉ cần bổ sung thêm các hình ảnh, video, âm thanh, … là đã có một bài thuyết trình hoàn chỉnh. các bước thực hiện như sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện
3. Tại Files of type chọn kiểu tập tin là All Outlines.
4. chọn tập tin Outline mong muốn và chọn Open để mở

tao-bai-thuyet-trinh7

2. Lưu bài thuyết trình

Trong suốt quá trình biên soạn bài thuyết trình, chúng ta phải thường xuyên thực hiện lệnh lưu tập tin để tránh các sự cố bất ngờ xảy ra có thể làm mất đi các slide mà ta vừa biên soạn. Tùy theo thời điểm thực hiện lệnh luu mà PowerPoint thực hiện các hoạt động khác nhau, sau đây là một số trường hợp.

Lưu bài thuyết trình lần đầu tiên

Lần đầu tiên thực hiện lệnh lưu tập tin bài thuyết trình thì PowerPoint sẽ mở hộp thoại Save As . Từ hộp thoại này bạn hãy đặt tên cho tập tin, chọn loại định dạng tập tin và chọn vị trí trên ổ đĩa để lưu trữ . các bước thực hiện nhu sau:

1. Vào ngăn File

2. Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất hiện

3. Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp File name. Ví dụ bạn đặt tên tập tin là PowerPoint 2010. (Tập tin này sẽ được dùng để thực hành trong các ví dụ sau này của tài liệu).

4. Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type. Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin là PowerPoint Presentation ( .pptx).

• PowerPoint mặc định kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx), đây là kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007 và 2010.
• Chúng ta có thể lưu tập tin theo định dạng PowerPoint 97-2003 Presentation (* . ppt) để các phiên bản PowerPoint 2003 trở về trước có thể mở được bài thuyết trình tạo trên PowerPoint 2010. Tuy nhiên, các hiệu ứng và các kiểu định dạng đặc thù của PowerPoint 2010 sẽ không hoạt động.

5. Tại hộp Save in, bạn hãy tìm đến thư mục cần lưu tập tin

6. Nhấn nút Save để lưu

tao-bai-thuyet-trinh8

Lưu bài thuyết trình các lần sau

Sau khi đã lưu tập tin trình diễn, khi có hiệu chỉnh, thêm nội dung và muốn lưu bài thuyết trình lại thì bạn có thể làm theo một trong các cách sau:

tao-bai-thuyet-trinh9

tao-bai-thuyet-trinh10

Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác

Khi lưu bài thuyết trình, bạn có thể chọn các kiểu định dạng tập tin từ hộp Save as type trong hộp thoại Save As. PowerPoint cung cấp rất nhiều kiểu định dạng cho bạn lựa chọn từ việc lưu bài thuyết trình sang định dạng hình ảnh như JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp – phần mềm biên soạn bài thuyết trình trong bộ OpenOffice), và thậm chí là lưu bài thuyết trình sang định dạng phim,…

Thực hiện các bước sau để lưu bài thuyết trình sang các định dạng khác:

1. Mở bài thuyết trình muốn lưu sang định dạng khác.

2. Vào ngăn File

3. Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất hiện

4. Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác.

5. Nhấn nút Save để thực hiện lệnh.

tao-bai-thuyet-trinh11

tao-bai-thuyet-trinh12

tao-bai-thuyet-trinh13

tao-bai-thuyet-trinh14

tao-bai-thuyet-trinh15

tao-bai-thuyet-trinh16

 

Chuyển bài thuyết trình sang đ ịnh dạng video

Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc lưu bài thuyết trình sang định dạng video nhằm giúp dễ dàng hơn trong việc giới thiệu đến khán giả và chia sẽ tài liệu. PowerPoint cho phép chuyển bài thuyết trình sang một số định dạng video thông dụng như Windows Media Video (. wmv) và chúng ta có thể dùng các công cụ xử lý phim để chuyển đổ i sang các định dạng video khác như . avi, . mov,…

Một điểm rất hay khi chuyển bài thuyết trình sang định dạng video là tất cả các hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài đều được tự động chuyển theo kể cả việc ghi âm lồng tiếng và sử dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình.

tao-bai-thuyet-trinh17

Các bước thực hiện như sau:

tao-bai-thuyet-trinh18

tao-bai-thuyet-trinh19

tao-bai-thuyet-trinh20

Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF và XPS

Đôi khi chúng ta muốn cố định các định dạng trong tập tin khi chia sẽ, in ấn phát cho khán giả thì chúng ta nên lưu PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS . Bộ Microsoft Office 2 0 1 0 tích hợp sẵn công cụ chuyển đổi sang định dạng PDF or XPS rất dễ dàng và nhanh chóng .

– Portable Document Format (PDF) là định dạng dữ liệu dùng để chia sẽ phổ biến nhất hiện nay . Định dạng PDF đảm bảo về định dạng của tập tin không bị thay đổi khi xem hoặc in ấn và khá khó khăn khi muốn thay đổi dữ liệu mà nó lưu trữ . Định dạng PDF cũng rất hữu ích cho các tài liệu xuất bản thương mại khi mang đi in ấn.

– XML Paper Specification (XPS) cũng là định dạng tập tin có chức năng tương tự PDF nhưng do Microsoft xây dựng.

tao-bai-thuyet-trinh21

Các bước chuyển PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS:

1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng PDF/XPS.

2. Vào File

3. Chọn lệnh Share

4. Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document

5. Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất hiện

6. Nhập tên bài thuyết trình vào hộp File name

  • Nếu chọn Open file after publishing thì tập tin PDF/XPS sau khi chuyển sẽ được mở lên.
  • Tại Optimize for có hai lựa chọn:

■       Standard: khi muốn phát hành trực tuyến với chất lượng cao về hình ảnh hoặc dùng cho việc in ấn (kích thước tập tin lớn).

■       Minimum size: dùng cho việc đọc trực tuyến là chủ yếu vì khi in ra các hình sẽ bị mờ (kích thước tập tin nhỏ).

7. Nhấn nút Option để thiết lập thêm c ác tùy chọn:

  • Tại Range: chọn các slide cần chuyển đổi hoặc có thể chọn từ custom show mà bạn đã tạo trước đó trong bài thuyết trình.
  • Tại Publish options: chọn hình thức mà slide sẽ in ra trên giấy như kiểu handout, slide, notes pages hoặc là outline. Ngoài ra còn có các tùy chọn khác như kẽ khung cho slide, in các slide bị ẩn, in các thông tin chú thích hay thông tin chỉnh sửa…
  • Tại Include non-printing information:

– Chọn Document properties thì các thuộc tính của tập tin Powerpoint sẽ chuyển sang thành thuộc tính của tập tin PDF/XPS.

– Chọn Document structure tags for accessibility : đưa các thông tin về cấu trúc sang tập tin PDF/XPS.

  • PDF options: tùy chọn về tính tương thích với tiêu chuẩn ISO và quy định cách chuyển văn bản thành dạng chữ bipmap (làm tăng kích thước tập tin) nếu các font không thể nhúng vào tập tin PDF được .
  1. Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong các tùy chọn và đóng cửa sổ Options
  2. Nhấn nút Publish để bắt đầu chuyển đổi.

tao-bai-thuyet-trinh22

Tùy chọn lưu trữ

Có một số tùy chọn khi lưu trữ đáng chú ý như thiết lập kiểu định dạng mặc định, thiết lập thời gian lưu tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố, quy định thư mục lưu trữ mặc định, thiết lập nhúng font chữ ngay trong bài thuyết trình,…

Thay đổi định dạng tập tin mặc định

Để thay đổi định dạng tập tin lưu trữ mặc định của PowerPoint hãy làm theo các bước sau:

1. Vào ngăn File

2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

4. Tại Save files in this format bạn chọn kiểu định dạng mặc định từ hộp xổ xuống kế bên.

5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. Kể từ thời điểm này các tập tin mới tạo khi được lưu sẽ mặc định chọn kiểu định dạng tập tin này.

tao-bai-thuyet-trinh23

Thiết lập thời gian lưu trữ tự động với mục đích phục hơi khi có sự cố

tao-bai-thuyet-trinh24

Thiết lập thư mục lưu trữ mặc định

1. Vào ngăn File

2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

4. Tại Default file location nhập vào đường dẫn đến thư mục cần lưu trữ mặc định.

5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.

Nhúng font kèm theo bài thuyết trình

Nhúng các font chữ đặc biệt mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình là rất cần thiết vì có thể những người khác chưa cài đặt các font chữ này vào máy của họ . các bước để thực hiện như sau:

1. Vào ngăn File

2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

4. Chọn Embed font in the file và chọn tiếp Embed all characters để cho phép những người khác có thể hiệu chỉnh với những font đặc biệt trong bài thuyết trình.

5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.

3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã

Khi tập tin trình diễn có chứa các thông tin nhạy cảm thì bạn có thể dùng chức năng bảo vệ tập tin bằng mật mã của PowerPoint . có hai loại bảo vệ là mật mã truy cập khi mở (Open password) và mật mã hiệu chỉnh (Modify password) và bạn có thể sử dụng cả hai nếu thấy cần thiết .

Thiết lập mật mã bảo vệ

Bạn làm theo các bước sau để thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin của mình:

1. Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint

2. Vào ngăn File

3. Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện

4. Đặt tên tập tin tại hộp File name

5. Vào Tools và chọn General Options… hộp thoại General Options xuất hiện

6. Thiết lập mật mã:

• Nếu muốn người dùng phải khai báo mật mã khi mở tập tin thì bạn hãy đặt mật mã vào hộp Password for open

• Nếu muốn người dùng phải khai báo mật mã khi muốn hiệu chỉnh tập tin thì bạn hãy đặt mật mã vào hộp Password ro modify

7. Xác nhận lại các mật mã khi có yêu cầu trong hộp Comfirm Password.

8. Nhấn OK khi hoàn tất đặt mật mã

9. Nhấn nút Save để luu b ài thuyết trình với các mật mã vừa thiết lập.

tao-bai-thuyet-trinh25

tao-bai-thuyet-trinh26

tao-bai-thuyet-trinh27

tao-bai-thuyet-trinh28

Ngoài cách đặt mật mã bảo vệ theo cách cũ nêu trên, PowerPoint 2010 đã đơn giản hóa công việc này rất nhiều vớ i tính năng Protect Presentation . các bước thực hiện như sau:

tao-bai-thuyet-trinh29

Gỡ bỏ mật mã khỏi bài thuyết trình

Khi chia sẽ bài thuyết trình và cho phép người sử dụng mở xem và hiệu chỉnh, chúng ta không nên đặt mật mã. các hướng dẫn dưới đây chỉ áp dụng cho trường hợp bạn đã biết các mật mã mở và hiệu chỉnh tập tin.

Thực hiện các bước sau để gỡ bỏ mật mã mở và mật mã hiệu chỉnh tập tin:

1. Mở bài thuyết trình đang có mật mã bảo vệ và khai báo các mật mã vào hộp Password khi có yêu cầu.

2. Sau khi bài thuyết trình được mở trong cửa sổ PowerPoint, vào ngăn File

3. Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện.

4. Vào Tools chọn General Options…, hộp thoại General Options xuất hiện

5. Xóa bỏ đi các mật mã đang có trong Password to open và Password to modify

6. Nhấn OK để đóng hộp General Option

7. Nhấn nút Save và xác nhận ghi đè lên tập tin đang có .

Khi chỉ có một loại mật mã mở tập tin được áp dụng để bảo vệ tập tin thì chúng ta có thể áp dụng cách sau đây để gỡ bỏ:

1. Mở tập tin muốn xóa bỏ mật mã bảo vệ

2. Sau khi bài thuyết trình được mở trong cửa sổ PowerPoint, vào File

3. Chọn Info, chọn Protect Presentation

4. Chọn Encrypt with Password

5. Xoá bỏ mật mã đang có trong hộp thoại Encrypt Document

6. Nhấn OK để đóng hộp thoại Encrypt Document

7. Nhấn Save để lưu các thiết lập vừa thực hiện

4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings

File Block Settings giúp chúng ta thiết lập cách thức mà PowerPoint sẽ hành xử khi mở các kiểu tập tin PowerPoint ở các phiên bản cũ hơn PowerPoint 2010 (từ Ofiice 2007 trở về trước). File Block Settings cung cấp 3 tùy chọn như sau:

tao-bai-thuyet-trinh30

Thực hiện các bước sau để thiết lập các tùy chọn cho các kiểu tập tin:

1. Vào ngăn File

2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3. Chọn Trust Center và nhấn nút Trust Center Settings

4. Chọn File Block Settings từ danh sách bên trái cửa sổ Trust Center

5. Nhấp chọn hoặc bỏ chọn vào Open và/ hoặc Save cho các kiểu tập tin để khóa hoặc cho phép kiểu tập tin này được hoạt động trong PowerPoint.

6. Nhấp OK để đóng hộp thoại Trust Center

7. Nhấn OK lần nữ a để đóng hộp thoại PowerPointOptions

5. Các thao tác với slide

Khi tạo mới bài thuyết trình, PowerPoint chèn sẵn slide tựa đề với hai hộp văn bản trống gọi là các placeholder. Đ ây là các placeholder dùng để nhập văn bản. Ngoài ra, PowerPoint còn có nhiều loại placeholder khác để chèn hình ảnh, SmartArt, bảng biểu, đồ thị…

tao-bai-thuyet-trinh31
Có nhiều kiểu bố trí các placeholder trên slide mà PowerPoint xây dựng sẵn được gọi là các layout. Tùy theo nội dung cần xây dựng cho slide mà ta chọn kiểu layout phù hợp.
tao-bai-thuyet-trinh32

Chúng ta sẽ thực hiện một số thao tác về chèn slide mới, sao chép slide, xóa slide, chọn layout cho slide, sắp xếp các slide, phân chia các slide thành các nhóm (section),…

Chèn slide mới

Thực hiện theo các bước sau để chèn thêm slide mới vào bài thuyết trình:

1. Chọn ngăn Slides trong chế độ Normal View và nhấp chuột vào dưới slide đầu tiên do PowerPoint tự tạo ra khi bạn tạo bài thuyết trình mới .        Khi đó, bạn sẽ thấy một đường nằm ngang nhấp nháy cho biết đó là vị trí mà slide mới sẽ được chèn vào.

2. Vào ngăn Home chọn nhóm Slide

3. Nhấn nút New Slide, hộp chứa các kiểu layout xuất hiện

4. Nhấp chuột chọn một kiểu layout, slide mới sẽ được chèn vào bài thuyết trình theo kiểu layout vừa chọn.

tao-bai-thuyet-trinh33

Sao chép slide

Thực hiện theo các bước sau để nhân bản các slide đang chọn:

1. Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép

2. Nhấp phải chuột lên một trong số các slide đang chọn để mở thực đơn ngữ cảnh

3. Chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh

tao-bai-thuyet-trinh34

Thay đổi layout cho slide

Để thay đổi layout của slide, bạn làm theo các bước sau:

1. Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép

2. Chọn slide cần thay đổi layout

3. Vào ngăn Home | nhóm Slides | nhấn nút Layout

4. Chọn kiểu layout mới cho slide

tao-bai-thuyet-trinh35

Thay đổi vị trí các slide

Thực hiện các bước sau sắp xếp hoặc thay đổi vị trí các slide trong bài thuyết trình:

1. Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn sắp xếp

2. Dùng chuột kéo slide đến vị trí mới trong ngăn

3. Slides và thả chuột Slide sẽ xuất hiện ở vị trí mới

tao-bai-thuyet-trinh36

Xóa slide

Thực hiện các bước sau để xóa các slide:

1. Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn xóa

3. Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa slide hoặc nhấp phải chuột lên slide và chọn Delete Slide

tao-bai-thuyet-trinh37

Phục hồi slide về thiết lập layout mặc định

Thực hiện các bước sau để trả layout về thiết lập mặc định:

         1. Trong chế độ Normal View, chọn slide bị biến đổi layout. Ví dụ: placeholder trong slide bên dư ới bị lệch và chúng ta cần trả nó về đúng vị          trí mặc định của layout

2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slide

3. Nhấn nút Reset

tao-bai-thuyet-trinh38

Nhóm các slide vào các section

Thực hiện các bước sau trả layout về thiết lập mặc định:

1. Trong chế độ Normal View, chọn slide mà bạn muốn tách thành Section mới

2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides

3. Nhấn nút Setion và chọn Add Section

tao-bai-thuyet-trinh39

Đặt tên cho section

Để đặt tên hoặc đổi tên cho section bạn làm theo các bước sau:

  1. Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn đặt tên
  2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides
  3. Nhấn nút Setion và chọn Rename Section

4. Đặt tên mới cho Section và nhấn nút Rename để đổi tên.

tao-bai-thuyet-trinh40

Xóa section

Để đặt tên hoặc đổi tên cho section bạn làm theo các bước sau:

1. Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn xóa

2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides

3. Nhấn nút Setion và chọn Remove Section

tao-bai-thuyet-trinh41

6. Mở và đó ng bài thuyết trình

Mở lại bài thuyết trình đang lưu trên đĩa

PowerPoint lưu lại đường dẫn đến nơi lưu các tập tin mà bạn làm việc gần đây trong mục Recent Presentations

tao-bai-thuyet-trinh42

Bạn có thể tìm thấy danh mục các bài thuyết trình mới mở gần đây theo hướng dẫn sau:

  1. Vào ngăn File
  2. Chọn lệnh Recent, hộp Recent Presentations xuất hiện bên phải
  3. Chọn tên bài thuyết trình cần mở từ danh sách

Nếu bài thuyết trình muốn mở không có trong danh sách hiện hành thì bạn làm theo các bước sau:

1. Vào ngăn File

2. Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện

3. Tại Look in, tìm đến thư mục lưu trữ bài thuyết trình

4. Chọn tên tập tin muốn mở và nhấn nút Open

tao-bai-thuyet-trinh43

tao-bai-thuyet-trinh44

Đóng bài thuyết trình

Khi đóng chương trình PowerPoint, tất cả các tập tin đang mở sẽ tự động đóng theo.Nếu bạn chỉ muốn đóng một bài thuyết trình cụ thể nào đó thì bạn hãy chọn bài thuyết trình đó, sau đó vào ngăn File và chọn Close . Nếu tập tin chưa được lưu thì PowerPoint sẽ thông báo nhắc nhở bạn .

tao-bai-thuyet-trinh45

7. Hỏi đáp

Câu 1. Tạo bài thuyết trình mới từ tập tin Outline?

Cho biết cách tạo tập tin outline cho bài thuyết trình bằng trình soạn thảo văn bản và nhập vào PowerPoint để được các slide như sau:

tao-bai-thuyet-trinh46
Trả lời:
Chúng ta sử dụng trình biên soạn Notepad để nhập Outline cho bài thuyết trình.
Các bước thực hiện như sau:
1. Vào Start, chọn All Programs, chọn Accessories, chọn chương trình Notepad để
khởi động.
2. Tại dòng đầu tiên, nhập vào Workbook nhấn Enter để xuống dòng . Đây sẽ là tựa đề (title slide) cho slide PowerPoint.
• Nhấp phím Tab để thụt đầu dòng để bắt đầu nhập ý thứ nhất cho tựa đề Workbook ở trên.
• Sau khi nhập xong dòng thứ 2 thì nhấn Enter, sau đó nhấn Tab tiếp để nhập ý thứ 2 trong tựa đề nói về Workbook . L àm tương tự cho ý thứ 3. Nhấn Enter sau khi nhập xong.
tao-bai-thuyet-trinh47
3. Tại dòng thứ 5, bạn nhập vào Wordsheet . Lưu ý, bạn thụt đầu dòng vì ở đây chúng ta muốn tạo slide mới có tựa đề là Worksheet . Sau đó, tương tự bước 2 bạn nhập các ý cho slide này. Sau cùng bạn đã tạo được một Outline gồm 3 slide cho PowerPoint có cấu trúc như hình sau .
tao-bai-thuyet-trinh48
4.Bạn lưu Outline này với tên là SampleOutline.txt. Vì là tiếng Việt nên bạn phải chọn tại hộp Encoding là kiểu Unicode.
tao-bai-thuyet-trinh49
5. Sau khi đã có tập tin Outline. Bạn mở chương trình PowerPoint và vào File, chọn Open. Trong hộp thoại Open:
Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin Outline
Files of type: chọn ki ểu All Outlines (*.txt, *.rtf, *.doc, *.wpd, *.wps, *.docx, *.docm)
•      Chọn tên tập tin và nhấn Open để nhập Outline vào các slide của PowerPoint.

Câu 2. Cho biết cách sao chép slide giữa các bài thuyết trình?

Trả lời:

Chúng ta có thể sao chép các slide từ bài thuyết trình này sang bài thuyết trình khác và ngược lại nhằm tiết kiệm thời gian biên soạn lại các nội dung đã có sẵn.

Cách 1. Sao chép thủ công

Các bước thực hiện như sau:

Mở hai tập tin PowerPoint cần sao chép các slide cho nhau. Ví dụ, chúng ta sẽ sao chép 3 slide từ tập tin PowerPoint 2010Sample.pptx (A) sang t ập tin QA.pptx (B).

tao-bai-thuyet-trinh50

2. Chọn các slide từ tập tin A, ví dụ bạn chọn các slide số 6, 9 và 10 bằng cách giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột lên các slide cần chọn.

•Nhấn tổ hợp <Ctrl+C> để sao chép các slide đang chọn vào bộ nhớ máy tính.

•Hoặc nhấp phải chuột lên một trong các slide đang chọn và nhấn lệnh Copy.

tao-bai-thuyet-trinh51

                  Hình 113. Sao chép slide

3.      Chuyển sang tập tin B, nhấp chuột vào phía dưới slide đầu tiên để chọn nơi sẽ dán các slide vào.

         Nhấn tổ hợp phím <Ctrl+V> để dán các slide vào tập tin B.

         Hoặc vào ngăn Home, nhóm Clipboard và nhấn nút Paste.

         Khi đó, các slide từ tập tin A đã được chép sang tập tin B theo định dạng của tập tin B.

tao-bai-thuyet-trinh52

4. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng của các slide khi dán vào tập tin B thì vào ngăn Home, nhóm Clipboard, chọn mũi tên nhỏ bên dưới nút Paste và chọn lệnh Keep Source Formating (K).

tao-bai-thuyet-trinh53

Cách 2. Tận dụng chức năng Compare của PowerPoint.

Các bước thực hiện như sau:

  1.      Mở tập tin đích QA.pptx.

  2.     Vào ngăn Review, nhóm Compare và chọn lệnh Compare

tao-bai-thuyet-trinh54

tao-bai-thuyet-trinh55

4. Trong cửa sổ tập tin QA.pptx

•Chọn trỏ chuột phía dư ới slide thứ nhất trong khung Slides

•Nhấp chuột vào biểu tượng nhỏ nằm phía dư ới khung Slides

•Chọn All slides inserted at this position

tao-bai-thuyet-trinh56

5. Khi đó, tất cả các slide của tập tin A đã được chèn vào tập tin B. Bạn chọn và xóa đi những slide không cần thiết.