W3vina.COM Free Wordpress Themes Joomla Templates Best Wordpress Themes Premium Wordpress Themes Top Best Wordpress Themes 2012

Hướng dẫn EXCEL_Bài 6: Định dạng trang và in bảng tính

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh14

Định Dạng Trang Và In Bảng Tính

1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel

Excel 2010 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn có thể thấy được kết quả in ngay trên màn hình.
Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview. Để truy cập các chế độ xem vào nhóm Viexv chọn Workbook Views chọn kiểu xem.

□ Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán,… trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.
□ UPage Layout Vỉew: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này bạn vẫn có thể tính toán và nhập liệu.
□ UPage Break Prevỉexv: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang.

2. Thiết lập thông số cho trang in

Tất cả các tùy chọn thiết lập thông số trang in có tại nhóm Page Layout □ nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…). Bạn có thể thiết lập các thông số tại đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh1

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh2

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh3

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh4

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh5

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh6

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh7

3. Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer)

Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào.

Vào Ribbon -> □ View -> □ chuyển sang chế độ xem Page Layout -> □ Tiến hành thêm Header và Footer vào.

Lưu ý bạn phải nhấp chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra.

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh8

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh9

Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, do vậy trong trường hợp đoạn văn bản trong HeaderFooter cần dùng ký hiệu & thì bạn hãy nhập ký hiệu này 2 lần &&. Ví dụ bạn muốn nhập “Công thức & Hàm” vào Header thì hãy nhập “Công thức && Hàm”. Các lựa chọn khác của Header và Footer:

Different First Page: Nếu chọn thì bạn có thể thiết lập thông tin khác vào header/ footer của trang đầu tiên so với header/ footer của các trang còn lại trong tài liệu.

Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, thì bạn có thể đặt header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ.

•□ Scale Wỉth Document: Nếu chọn, kích thước chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.

•□ Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu.

3. Thiết lập thông số hộp thoại Print

Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Office -> □ chọn Print hay nhấn tổ hợp phím <Ctrl+P>. Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng bản sao và một số tùy chọn khác.

dinh-dang-trang-va-in-bang-tinh10

Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nhấn lệnh Office -> □ Print

• □ Active sheetịs): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn.

• □ Entire workbook: In toàn bộ workbook

• □ Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này.

• □ Ignoreprint areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.

4. Các lưu ý khác

Ngăn không cho in một số vùng

Trong một số trường hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn in ra. Khi đó bạn làm theo các cách sau. Ân các dòng hay cột chứa thông tin đó. Home  -> □ Cells  -> □ Format -> □ Chọn lệnh ẩn.

• Tô màu chữ gi ống với màu nền của các ô.

• Vẽ hình đè lên vùng dữ liệu nhạy cảm.

Ngăn không cho in các đối tượng

Một số đối tượng trên bảng tính như đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn không muốn in thì làm như sau:

B1. Nhấp phải chuột lên đối tượng và chọn Size and Properties.

B2. Chọn ngăn Properties trong hộp thoại

B3. Bỏ lựa chọn tại Print Object.