W3vina.COM Free Wordpress Themes Joomla Templates Best Wordpress Themes Premium Wordpress Themes Top Best Wordpress Themes 2012

Hướng dẫn EXCEL_Bài 1: Làm quen với Microsoft Excel

lam-quen-voi-excel52

Làm Quen Với Microsoft Excel

1. Giới thiệu Excel

Excel là gì:

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

^ Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

^ Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

^ Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

^ Vẽ đồ thị và các sơ đồ

^ Tự động hóa các công việc bằng các macro

^ Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.

lam-quen-voi-excel1

– Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”.

lam-quen-voi-excel2

• Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office gi ống như thực đơn File của các phiên bản trước.

lam-quen-voi-excel44

lam-quen-voi-excel3

lam-quen-voi-excel4

Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh

lam-quen-voi-excel5

Ribbon là gì?

Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thự c đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon.

– Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

lam-quen-voi-excel6

 Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm ki ếm, l ọc dữ liệu,…

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu…

Review: Các nút lệnh kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.

View: Thi ết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …

Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office -> Excel Options -> Popular -> Chọn Show Developer tab in the Ribbon.

Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ.) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thự c đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đ i tượng mà bạn ch n.

lam-quen-voi-excel7

2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ

Mở Excel

lam-quen-voi-excel8

lam-quen-voi-excel45

lam-quen-voi-excel9

3. Thao tác với ô và vùng

Nhận dạng ô và vùng (cells, range)

Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được
xác định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 44:4).

Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và s ố dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.

lam-quen-voi-excel10

 

lam-quen-voi-excel46

Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn <Ctrl+A>, còn muốn chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets.

 

Sao chép và di chuyển vùng

Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay
di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

lam-quen-voi-excel11

lam-quen-voi-excel12

Dán đặc biệt (Paste Special)

Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special. .. Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special… hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau:

lam-quen-voi-excel13

 

 

lam-quen-voi-excel14

lam-quen-voi-excel15

lam-quen-voi-excel16

Đặt tên vùng

Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như: vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5)….Tên dài t ối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là số, tên không được đặt giống các địa chỉ tham chiếu. Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặt tên ->  chọn nhóm Formulas -> Defined Names -> Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần, xong thì nhấn OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực tiếp từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng chọn từ Formulas -> Defined Names -> Create from Selection hoặc dùng thực đơn ngữ cảnh.

lam-quen-voi-excel18

Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas -> Defined Names -> Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,…

Thêm chú thích cho ô

Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm Review -> Comments -> New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment.

• Để đọc chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review -> Comments -> Next hay Previous.

• Để ẩn/ hiện chú thích vào Review -> Comments -> Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn).

• Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh chú thích -> Review -> Comments -> Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuột và chọn Edit Comment từ thự c đơn ngữ cảnh.

• Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích -> Review -> Comments -> Delete. Hoặc nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.

lam-quen-voi-excel19

Chèn, xóa ô, dòng và cột

Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột.

Chèn ô trống

B1. Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).

B2. Chọn Home -> chọn nhóm Cells ->Insert -> Insert Cells…

B3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert

Chèn dòng

B1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tương ứng phía trên các dòng này.

B2. Chọn Home -> chọn nhóm Cells Insert -> Insert Sheet Rows

lam-quen-voi-excel20

 Chèn cột

B1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này.

B2. Chọn Home -> chọn nhóm Cells Insert -> Insert Sheet Columns

Xóa các ô, dòng và cột

B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa

B2. Chọn Home -> Cells -> Delete chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)

lam-quen-voi-excel20

Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tự có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương tự, chiều cao của dòng quy định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòng cột:

B1. Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng

B2. Chọn Home -> Cells -> Format Chọn lệnh phù hợp

Row Height. .. chọn lệnh này để quy định chiều cao của dòng

AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung.

Column Width. .. chọn lệnh này để quy định độ rộng cột

AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung.

Default Width... chọn lệnh này khi bạn muốn quy định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột.

Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng.

lam-quen-voi-excel22

Ta có thể quy định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh.
lam-quen-voi-excel47

lam-quen-voi-excel23

Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split)

Nối nhiều ô thành một ô

Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.

B1. Chọn các ô cần nối lại.

B2. Chọn Home -> Alignment -> chọ n Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment.

lam-quen-voi-excel23

Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô

Sau khi chuyển ô đã nố i về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái.

B1. Chọ n ô đang bị nối.

B2. Chọn Home -> Alignment -> chọ n lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được.

4. Di chuyên trong bảng tính và sử dụng phím tắt

lam-quen-voi-excel48

Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang

Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính.

• Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xu ống.

• Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đ ếm lên. Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang.

lam-quen-voi-excel25

Thao tác:

• Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái.

• Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải.

lam-quen-voi-excel26

Để đến được nơi cần thiết trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn ngang và dọc, các phím mũi tên thì bạn nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dưới để giúp di chuyển được nhanh hơn.

lam-quen-voi-excel27

lam-quen-voi-excel28

5. Thao tác với workbook

Tạo mới workbook

Chọn nút Office -> New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create.

lam-quen-voi-excel29

Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:

1. Chọn nút -> Office chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tố i đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office –> Excel Options -> Advance -> phần Display -> Show this number of Recent Documents ).

2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.

3. Chọn nút Office -> Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và ch ọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọ n của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).

lam-quen-voi-excel30

Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thự c hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian quy định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office -> Excel Options -> Save, sau đó đánh dấu chọn 0 vào Save lam-quen-voi-excel49
Một số cách lưu workbook:

lam-quen-voi-excel50

lam-quen-voi-excel31

• Quy tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung quy tắt đặt tên tập tin của Windows. Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > |

• Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải bi ết mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!).

B1. Nhấn nút Office -> Save As, hộp thoại Save As hiện ra.

B2. Nhấn nút Tools -> chọn General Options. . . hộp thoại General Options hiện ra

B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK

B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK

B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK

B6. Nhấn nút Save để hoàn tất.

lam-quen-voi-excel32

Các tùy chọn trong hộp General Options. Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).

Đóng workbook

Một số cách đóng workbook:

1. Chọn nút Office -> Close

2. Dùng chuột chọn nút ^ ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).

3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó.

Sắp xếp workbook

Chi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại. Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View -> chọ n nút Arrange All -> Chọn kiểu bố trí thích hợp.

lam-quen-voi-excel33

6. Thao tác với worksheet

Chèn thêm worksheet mới vào workbook

lam-quen-voi-excel34

lam-quen-voi-excel35

Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? *

Xóa worksheet

Muốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:

1. Chọn sheet muốn xóa ->  chọn nhóm Home -> chọn nhóm Cells -> Delete -> Delete sheet

2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.

Sắp xếp thứ tự các worksheet

Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:

1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đ ến vị trí mới và thả chuột.

2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấn OK.

Sao chép worksheelam-quen-voi-excel36t

Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy -> … chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet -> đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy -> nhấn nút OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép –> giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab -> thả trái chuột.

• Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet.

• Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy . .. và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).

Chọn màu cho sheet tab

Việc tô màu giúp quản lý thanh sheet tab được tốt hơn. Để tô màu cho các sheet tab bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, tiếp theo hãy chọn Tab Color và chọn màu thích hợp.

lam-quen-voi-excel37

Ẩn/ Hiện worksheet

Khi bạn không muốn người khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn. Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ấn và chọn Hide thế là sheet đã được ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide… sau đó chọn tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK.

lam-quen-voi-excel38

 7. Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác

Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có được góc nhìn tốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng một worksheet dưới nhiều góc độ khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề một danh sách dài trong khi cuốn các thanh cuốn….

Sử dụng thanh Zoom

Excel 2010 b ố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đ ến tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ.

lam-quen-voi-excel39

Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hay các worksheet trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ được gắn thêm chỉ số phía sau tên tập tin. Chọn nhóm View -> Window -> New Window

lam-quen-voi-excel40

Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn tiếp nhóm View -> Window ->  View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốn thanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng được cuốn theo. Để tắt tính năng cuốn đồng thời này bạn vào View Window -> Synchronous Scrolling (nếu nó đang bật).

Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề

Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia

lam-quen-voi-excel48 lam-quen-voi-excel51
lam-quen-voi-excel41

Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hình xuống phía dưới để nhập liệu. Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View -> Window -> Freeze Panes -> chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn:

Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành

Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách

Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách

lam-quen-voi-excel42

Để bỏ cố định thì vào View -> Window -> Freeze Panes -> Unfreeze Panes

Sử dụng Watch Window

Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn muốn giám sát ô nào thì đưa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. Gọi cửa sổ Watch Window bạn chọn nhóm Formulas -> Formula Auditing  -> Watch Window, sau đó chọn ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sổ Watch Window.

lam-quen-voi-excel43